Une collection d'invites pour écrire efficacement des e-mails professionnels avec ChatGPT

La technologie de l'IA s'est développée et elle est devenue une ère où diverses tâches peuvent être effectuées !

Les e-mails professionnels peuvent également être créés facilement et efficacement à l'aide de l'IA . C'est plutôt du gâchis de ne pas le faire.

Je vais vous expliquer comment rédiger un e-mail professionnel à l'aide de ChatGPT.

Comment rédiger des e-mails professionnels avec ChatGPT

1. Connectez-vous à ChatGPT
2. Entrez une invite d'e-mail professionnel dans le champ de saisie du message et envoyez
3. ChatGPT génère automatiquement des e-mails professionnels

Qu'est-ce qu'une invite

Les invites sont importantes pour écrire des e-mails professionnels dans ChatGPT.

Les invites sont des mots clés ou des expressions qui indiquent à ChatGPT de générer des phrases.

En utilisant des invites (mots clés ou phrases) et en fournissant des détails sur ce que vous voulez que les gens écrivent, ChatGPT peut générer des phrases plus précises.

Soyez aussi précis que possible dans votre invite sur qui, quoi, quoi et comment vous voulez le dire .

Exemple d'invite d'e-mail professionnel ChatGPT

[Demander un e-mail demandant d'envoyer une facture]

Objet : "Demande de facturation"

Motif de la demande de facture : "Demander une facture pour les frais d'utilisation du service"

Confirmation des informations d'expédition : "Confirmer l'adresse de facturation"

Spécifier le délai : "Définir le délai d'envoi de la facture"

Mots de clôture : "Yoroshiku onegaishimasu"

Écrivez précisément le motif de la demande et donnez des instructions aussi claires que possible, telles que "15 septembre 2023" pour la date limite.

[Demande d'e-mail notifiant la livraison des matériaux]

Objet : "Avis d'envoi de matériel"

Présentation du matériel : "Décrivez le contenu du matériel à envoyer"

Méthode de pièce jointe : "Fichier de pièce jointe ou guide de lien"

Objectif d'utilisation des matériaux : "Proposer des façons d'utiliser les matériaux"

Contact : "Contact pour les questions et les préoccupations"

En indiquant précisément à ChatGPT le contenu du document, vous pouvez faciliter la compréhension de l'e-mail professionnel.

[Invite à renvoyer les e-mails envoyés lorsqu'il n'y a pas de réponse aux e-mails]

Objet : "Concernant l'e-mail précédent (renvoyé)"

La date à laquelle le dernier e-mail a été envoyé "Année/Mois/Jour"

Résumé du dernier e-mail : "Revisiter les points clés du dernier e-mail"

Compassion : "Je m'inquiète de ne pas répondre"

Réinitialisation du délai : "Définition et reconfirmation du délai de réponse"

Mots de clôture : "Merci pour votre confirmation."

[Demande de réponse par e-mail à la demande de devis]

Objet : "Réponse à la demande de devis"

Phrase de salutation : "Mots de gratitude aux clients"

Détails de l'estimation : "Présenter les détails et le montant de l'estimation"

Date d'expiration du devis : "Précisez la date d'expiration du devis"

Contact : "Contact pour les questions et les préoccupations"

Remarques de clôture : "Merci pour votre considération."

[Demande de réponse par e-mail au devis envoyant un e-mail]

Objet : ``Répondre au devis''

Salutations : "Une salutation polie à l'autre personne"

Réception du devis : « Communiquer réception du devis »

Impressions sur le contenu du devis : "Impressions et questions sur le contenu du devis"

Questions ou préoccupations : "Décrivez toute question ou préoccupation concernant le devis"

Proposition de rendez-vous : "Proposer et programmer des rendez-vous si nécessaire"

Délai de réponse : "Si une réponse est requise, précisez le délai."

Contact : "Contact pour les questions et les préoccupations"

Mots de clôture : "mots de clôture polis"

Il s'agit d'une invite lorsque vous souhaitez poursuivre l'histoire après avoir reçu une estimation. Organisons les éléments nécessaires tels que la date et utilisons-les.

[Demande d'e-mail d'excuses pour erreur de livraison]

Objet : "Excuses pour mauvaise transmission"

Texte d'excuses : "Excuses pour l'envoi par erreur"

Explication de la cause : "Expliquez de manière concise la cause de la transmission erronée"

Mesures futures : "Expliquez les mesures futures pour empêcher la transmission erronée"

Contact : "Contact pour les questions et les préoccupations"

Remarques de clôture : "Encore une fois, je m'excuse et vous demande votre compréhension."

C'est un excellent e-mail d'excuses en étant précis avec vos mesures préventives. C'est vraiment recommandé pour ceux qui ne sont pas doués pour s'excuser!

Texte réel de l'e-mail de sortie de l'invite ChatGPT

Il s'agit du texte généré par ChatGPT lors de l'utilisation de l'invite ci-dessus.

Le modèle utilise Chat-GPT4 . Ce modèle est actuellement disponible moyennant des frais.

ChatGPT a différentes versions, mais pour le moment ChatGPT4 est le meilleur modèle et donne les meilleurs résultats.

E-mail demandant une facture

Objet : Demande de facturation

Cher 〇〇,

Nous devenons redevables. Je suis □□ de △△ Co., Ltd. Merci beaucoup de m'avoir permis d'utiliser votre service cette fois. Je souhaite une facture pour les frais de service.

L'adresse de livraison est la suivante. Je suis désolé de vous déranger, mais pourriez-vous m'envoyer la facture après l'avoir confirmée ?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Bâtiment 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Co., Ltd.
• Responsable : □□

Aussi, désolé de vous déranger, mais veuillez envoyer la facture par MM/DD/YYYY.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Merci beaucoup.

Sincèrement votre

Notification par e-mail de la livraison des matériaux

Objet : Avis d'envoi de matériel

Cher 〇〇,

Nous devenons redevables. Je suis □□ de △△ Co., Ltd. J'ai joint à cet e-mail les documents dont nous avons discuté lors de la réunion de l'autre jour.

Un résumé du matériel est le suivant :

• Caractéristiques et avantages du produit
• Résultats des études de marché
• étude de cas

Les documents sont joints sous forme de fichiers PDF. Vous pouvez également le télécharger à partir du lien ci-dessous.

[Lien de téléchargement de documents]

Nous espérons que vous utiliserez ces documents pour approfondir votre compréhension de nos produits et que vous les utiliserez comme référence pour de futurs projets et activités de vente.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone (03-1234-5678) ou par e-mail (example@example.com).

Merci.

Sincèrement votre

Répondre par e-mail au devis en envoyant un e-mail (réponse positive)

Objet : Réponse concernant le devis

Cher 〇〇,

Nous devenons redevables. Je suis □□ de △△ Co., Ltd. J'aimerais vous informer que j'ai reçu le devis que vous m'avez envoyé l'autre jour. merci.

J'ai vu le contenu du devis, mais j'ai trouvé que le contenu était satisfaisant dans l'ensemble et qu'il était résumé de manière très compréhensible. Cependant, j'ai quelques questions et inquiétudes concernant certains éléments.

Plus précisément, je voudrais confirmer si la date de livraison du projet est fixée selon nos souhaits. De plus, comme il n'y a pas de ventilation des coûts d'impartition, j'apprécierais que vous me fournissiez les détails.

Si cela vous convient, serait-il possible d'organiser une réunion pour discuter en détail des questions et préoccupations ci-dessus ? Nous avons des ouvertures les jeudis et vendredis après-midi cette semaine, alors faites-nous savoir quelles dates vous conviennent.

Désolé de vous déranger, mais il serait utile que vous répondiez dans la semaine. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone (03-1234-5678) ou par e-mail (example@example.com).

Merci beaucoup.

Sincèrement votre

Renvoyer l'e-mail à envoyer lorsqu'il n'y a pas de réponse à l'e-mail

Objet : Concernant l'e-mail précédent (renvoyé)

Cher 〇〇,

Nous devenons redevables. Je suis □□ de △△ Co., Ltd. L'autre jour, j'ai envoyé un e-mail le 13 avril 2023, mais comme il n'y a pas eu de réponse, j'ai décidé de le renvoyer.

Dans notre dernier e-mail, nous avons posé des questions sur :

• Plage de réglage de la pression hydraulique
• Précautions d'entretien

Je crains de ne pas avoir reçu de réponse. Si vous n'avez pas reçu l'e-mail ou si vous avez des questions, veuillez nous en informer.

Il serait utile que vous répondiez d'ici mardi prochain (18 avril). Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone (03-1234-5678) ou par e-mail (example@example.com).

Merci pour votre confirmation.

Sincèrement votre

Courriel d'excuses pour erreur de livraison

Objet : excuses pour l'envoi d'un message erroné

Cher 〇〇,

Nous devenons redevables. Je suis □□ de △△ Co., Ltd. En ce qui concerne l'e-mail que je vous ai envoyé l'autre jour, il s'est avéré que je l'ai envoyé par erreur. Je dois sincèrement m'excuser.

La cause est que vous avez spécifié la mauvaise adresse lors de la saisie de la destination. L'e-mail que j'ai envoyé était adressé à quelqu'un d'autre, vous pouvez donc en ignorer le contenu.

À l'avenir, nous vérifierons soigneusement la destination et répondrons avec soin afin qu'une telle transmission erronée ne se produise pas.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à nous contacter par téléphone (03-1234-5678) ou par e-mail (example@example.com).

Nous nous excusons pour tout inconvénient que cela aurait pu causer. Merci pour votre soutien continu.

Sincèrement votre

Si vous ne comprenez pas l'invite, demandez simplement à ChatGPT

Mais je ne sais pas comment écrire une invite dans un cas aussi particulier

À ce moment-là, si vous demandez à ChatGPT, il vous indiquera comment écrire une invite.

M. Yamada, veuillez m'indiquer l'invite du courrier demandant le réglage du dispositif hydraulique.

C'est normal de se sentir comme ça.

Oui, non seulement il m'a envoyé une invite comme celle-ci, mais il m'a en fait écrit un e-mail.

Si vous ne comprenez pas, demandez n'importe quoi à ChatGPT. Si vous n'aimez pas les phrases générées, essayez de changer la façon dont les commandes sont émises.

C'est pénible de taper...

Si vous pensez cela, vous pouvez utiliser Ondoku-ChatGPT pour poser des questions et donner des ordres à ChatGPT par saisie vocale.

Article associé >> [Gratuit et facile] Comment avoir une conversation vocale avec ChatGPT ! Paramètres et utilisation pour les ordinateurs et les smartphones

Il faut du temps pour lire et écrire des e-mails.

Selon l'enquête Business Email Survey 2022 ,

• Moyenne quotidienne envoyée "16.27" reçue "66.87"
• Temps moyen de lecture 1 minute 24 secondes
• Temps moyen pour écrire une lettre : 6 minutes et 5 secondes

c'est-à-dire moyenne

Je passe 1h10 par jour à lire des mails.

Je passe 1h40 par jour à écrire des mails

Vous pouvez voir que le temps lié au courrier est d'environ 3 heures par jour .

Cela signifie que certaines personnes passent presque une demi-journée à envoyer des e-mails.

trop bon pour être gaspillé ! Installez-vous confortablement avec l'IA !

En apprenant à rédiger efficacement des e-mails professionnels avec ChatGPT, vous pouvez faciliter votre travail quotidien.

De plus, le temps de lecture sera beaucoup moins lourd en les faisant lire à haute voix.

Veuillez utiliser Ondoku pour lire à haute voix !

Article connexe >> Lire à haute voix les réponses ChatGPT [Ondoku3-ChatGPT]

Vous pouvez être plus efficace en écoutant votre voix

L'écoute vocale des e-mails est un moyen de rendre la lecture et la rédaction des e-mails professionnels plus efficaces.

gagner du temps

Écouter des e-mails est plus rapide et plus facile à comprendre que de les lire avec les yeux.

Possibilité de multitâche

En écoutant les e-mails vocalement, vous pouvez commencer à écrire une réponse tout en écoutant le contenu de l'e-mail tout en effectuant d'autres tâches.

réduire la fatigue oculaire

Regarder des écrans toute la journée peut fatiguer vos yeux. Cependant, l'écoute vocale des e-mails peut réduire la fatigue oculaire.

Prévention des erreurs de lecture et des oublis

En écoutant les e-mails par la voix, les erreurs de lecture et les oublis sont moins susceptibles de se produire. Les erreurs peuvent être évitées.

Afin d'écouter les emails à la voix, vous pouvez facilement écouter la voix en utilisant l'assistant vocal installé sur votre smartphone ou votre ordinateur, ou en utilisant un outil dédié comme Ondoku.

Site officiel : Ondoku

Ondoku peut lire gratuitement 5000 caractères par mois. La lecture est similaire à celle d'un être humain, et la voix est très facile à entendre. Vous pouvez choisir entre une voix féminine, une voix masculine et une voix féminine.

Simplifiez la lecture et l'écriture de vos e-mails professionnels avec Ondoku.

Le logiciel de synthèse vocale "Ondoku" peut lire gratuitement 5000 caractères chaque mois avec la voix AI. Vous pouvez facilement télécharger des MP3 et une utilisation commerciale est également possible. Si vous vous inscrivez gratuitement, vous pouvez convertir gratuitement jusqu'à 5 000 caractères par mois du texte en parole. Essayez Ondoku maintenant.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com