Ondoku Tingkatkan Kepuasan Klien & Staf! Studi Kasus Adire Legal Professional Corporation

• Adire Law Office
• Skala: Lebih dari 1.100 orang, lebih dari 220 pengacara (per 31 Oktober 2023)
• Industri: Kantor Hukum
• Wawancara: Pengacara Bapak Kazumasa Hata (Anggota Asosiasi Pengacara Tokyo)
  : Bagian Personalia, Ibu Yasuda

Tujuan dan Masalah

Digunakan untuk narasi pada video penjelasan saat penandatanganan kontrak dan materi pelatihan staf. Persiapan untuk membuat konten berkualitas tinggi serta proses pengisian suara manusia memakan waktu dan tenaga yang sangat besar.

Solusi

Menghentikan proses pengisian suara di dalam kantor dan membuat narasi menggunakan Ondoku.

Efek

Persiapan naskah yang mendetail serta kerepotan dalam merekam ulang suara menjadi hilang, sehingga menghasilkan penghematan waktu yang signifikan.
Berkontribusi pada efisiensi operasional dengan memanfaatkan video yang telah dibuat di berbagai bagian.

Pengenalan Perusahaan dan Departemen yang Mengadopsi

Pengacara Bapak Hata (selanjutnya disebut Hata)　Kami adalah kantor hukum umum yang menangani masalah pribadi seperti masalah utang, sengketa hubungan pria dan wanita, serta klaim santunan kepada negara terkait Hepatitis B.

Kantor hukum tradisional sering kali terasa kaku dan sulit dijangkau, sehingga membutuhkan keberanian untuk berkonsultasi. Kami terus beraktivitas dengan tujuan menjadi "kantor hukum yang dekat dengan masyarakat" untuk mengubah situasi tersebut.

Sebagai contoh, kekuatan kantor kami adalah memasang iklan yang ramah dan menyiapkan sistem yang memungkinkan konsultasi dengan mudah melalui telepon. Selain itu, kami berusaha memberikan penjelasan yang sebisa mungkin tidak menggunakan istilah teknis, agar masyarakat merasa lebih dekat dengan pengacara.

HP: Adire Law Office

Silakan beri tahu kami latar belakang di balik penerapan alat pembaca teks.

Hata　Saat ini, kami memberikan penjelasan kepada klien tidak hanya secara lisan atau tertulis, tetapi juga melalui video. Sebelumnya kami hanya menggunakan lisan atau tulisan, tetapi setelah mengejar kemudahan pemahaman, kami merasa penting untuk menyediakan video dengan ilustrasi dan gerakan.

Untuk membuat video berkualitas tinggi, kami juga harus fokus pada narasi. Namun, ketika kami melakukan perekaman dengan suara staf, terjadi banyak pengulangan dan memakan waktu yang sangat lama.

Selain itu, dari sisi lingkungan perekaman, suara telepon atau langkah kaki dari luar adalah masalah yang tidak bisa dihindari tidak peduli seberapa hati-hati kami melakukannya.

Akibatnya, dibutuhkan banyak tenaga dan waktu sebelum video benar-benar selesai dibuat.

Bagian Personalia, Ibu Yasuda (selanjutnya disebut Yasuda)　Di Bagian Personalia, setiap kali mengadakan orientasi bagi karyawan baru, kami memberikan penjelasan dengan konten yang sama selama setengah hari. Oleh karena itu, kami berpikir bahwa jika kami memutar video yang dapat dipahami dengan baik meskipun bukan penjelasan dari orang langsung, hal itu akan mengarah pada efisiensi operasional.

Karena saya pikir kami bisa melangkah untuk membuat video jika ada alat pembaca teks yang dapat menghasilkan narasi dengan mudah, maka kami memutuskan untuk menerapkannya.

Bolehkah kami bertanya tentang proses hingga akhirnya memilih untuk menerapkan Ondoku?

Hata　Penentu utamanya adalah harga yang terjangkau dan kemudahan penggunaan.

Terutama mengenai kemudahan penggunaan, kami mengapresiasi antarmuka yang dapat dioperasikan secara intuitif. Letak kotak teks dan tombol unduh sangat jelas, sehingga tidak ada keraguan saat menggunakannya.

Selain itu, karena kami membuat materi untuk klien, fakta bahwa penggunaan komersial diperbolehkan juga merupakan poin yang sangat penting. Karena Ondoku dapat digunakan dengan lancar, saya memutuskan untuk menerapkannya karena berpikir ini dapat menyelesaikan masalah besarnya waktu yang dihabiskan untuk pengisian suara.

Dibandingkan sebelum penerapan Ondoku, apakah masalahnya sudah teratasi (membaik)?

Hata　Sebelumnya, terkadang dibutuhkan waktu sekitar 6 jam untuk mengisi suara materi video berdurasi sekitar 10 menit.

Hanya untuk menulis naskah agar staf yang mengisi suara dapat membacanya tanpa ragu saja sudah memakan waktu sekitar 3 jam. Hal ini dikarenakan rekaman harus berhasil dalam sekali ambil, sehingga diperlukan naskah yang sempurna. Untuk menjaga kualitas pada tingkat kata demi kata, saya memeriksanya berkali-kali dengan mengucapkannya keras-keras.

Selain itu, karena kami sangat ketat seperti harus merekam ulang jika ada sedikit saja suara dari luar, waktu terkuras dengan sangat cepat.

Namun, saat ini tugas narasi selesai dalam waktu sekitar satu setengah jam. Faktor terbesarnya adalah suara manusia tidak lagi diperlukan, sehingga naskah yang sangat detail tidak lagi dibutuhkan dan kerepotan untuk mengulang rekaman pun berkurang.

Yasuda　Pembuatan video di Bagian Personalia dimulai karena adanya penerapan Ondoku. Sebelumnya, hambatan untuk membuat video terlalu tinggi sehingga sulit bagi kami untuk benar-benar memulainya.

Orientasi bagi karyawan baru dilakukan untuk lulusan baru maupun karyawan pindahan, jadi tidak jarang dilakukan sekitar 10 kali dalam sebulan. Pada saat-saat itu, Bagian Personalia harus terus mendampingi dan memberikan penjelasan.

Untuk perbaikan operasional, kami mencoba memasukkan video dengan narasi yang dibuat dengan Ondoku ke dalam pelatihan. Hasilnya, kami mengetahui bahwa pemahaman yang diperoleh setara dengan penjelasan lisan, sehingga anggota Bagian Personalia kini dapat menggunakan waktu mereka untuk tugas-tugas lain selain orientasi.

Apakah Anda pernah menerima umpan balik mengenai Ondoku di dalam kantor?

Yasuda　Dengan adanya materi video, ada banyak masukan bahwa isi orientasi kini dapat ditinjau kembali kapan saja.

Video penjelasan untuk karyawan baru yang menggunakan Ondoku kami sediakan agar dapat ditinjau kapan saja melalui data bersama. Berkat itu, kami dapat mewujudkan sistem di mana bagian yang sulit diingat hanya dengan teks dapat dipelajari kembali dengan mudah melalui video.

Selain itu, staf yang ditempatkan di kantor cabang di seluruh negeri juga dapat belajar secara efisien melalui pembagian video dari kantor pusat.

Jika ada permintaan perbaikan lebih lanjut untuk Ondoku, silakan beri tahu kami.

Yasuda　Akan lebih praktis jika intonasi detail dapat ditingkatkan lagi. Terutama saat membuat kalimat yang panjang, kami harus melakukan penyesuaian seperti memotong kalimat menjadi pendek sampai terdengar sesuai keinginan.

Hata　Saya rasa akan lebih praktis jika ada semacam panduan penggunaan yang mudah dipahami. Saat ini, kami masih melakukan percobaan sendiri untuk menciptakan suara yang terdengar alami.

Jika pihak Ondoku dapat mengeluarkan tips penggunaan, kami mungkin bisa meluangkan lebih banyak waktu untuk berfokus pada intonasi istilah teknis.

Bagaimana Anda ingin menggunakan Ondoku di masa depan?

Hata　Saya berharap dapat memanfaatkan Ondoku untuk memperkuat program terkait pendidikan.

Misalnya, pelatihan di mana staf memilih jawaban yang benar dan maju seperti dalam game RPG. Jika ada pelatihan yang bisa dipraktikkan seperti permainan, belajar akan menjadi lebih menyenangkan.

Namun, karena narasi akan menjadi elemen penting untuk hal tersebut, saya ingin Ondoku berperan aktif pada saat itu.

Yasuda　Di Bagian Personalia, kami berencana untuk mengunggah video yang dapat ditonton dengan mudah oleh pencari kerja, termasuk lulusan baru, ke SNS. Saya ingin Ondoku menyelesaikan semua masalah narasi yang muncul dalam proses tersebut.

Dengan pemanfaatan Ondoku, Anda dapat membuat narasi dengan kualitas yang layak diberikan kepada klien secara efisien, serta mengurangi waktu dan tenaga secara signifikan dengan menggunakannya untuk pendidikan internal! Terima kasih banyak telah berbagi contoh kasus yang luar biasa ini.

Ondoku adalah layanan pembaca teks yang dapat digunakan secara komersial secara gratis. Mendukung lebih dari 80 bahasa dan dialek, dengan total lebih dari 650 pembicara. Anda dapat mendengarkan jenis suara dan sampel audio di sini.