Una raccolta di suggerimenti per scrivere e-mail aziendali in modo efficiente con ChatGPT

La tecnologia AI si è sviluppata ed è diventata un'era in cui è possibile svolgere vari compiti!

Le e-mail aziendali possono anche essere create in modo semplice ed efficiente utilizzando l'intelligenza artificiale . Piuttosto, è uno spreco non farlo.

Spiegherò come scrivere un'e-mail aziendale utilizzando ChatGPT.

Come scrivere email aziendali con ChatGPT

1. Accedi a ChatGPT
2. Immettere una richiesta di posta elettronica aziendale nel campo di immissione del messaggio e inviare
3. ChatGPT genera automaticamente email aziendali

Cos'è un prompt

I prompt sono importanti per scrivere e-mail aziendali in ChatGPT.

I prompt sono parole chiave o frasi che dicono a ChatGPT di generare frasi.

Utilizzando prompt (parole chiave o frasi) e fornendo dettagli su ciò di cui vuoi che le persone scrivano, ChatGPT può generare frasi più accurate.

Sii il più specifico possibile nella tua richiesta su chi, cosa, cosa e come vuoi dirlo .

Esempio di messaggio di posta elettronica aziendale ChatGPT

[Richiesta di email che richiede l'invio della fattura]

Oggetto: "Richiesta di fatturazione"

Causale richiesta fattura: "Richiedi fattura per il canone di utilizzo del servizio"

Conferma delle informazioni di spedizione: "Conferma indirizzo di fatturazione"

Specifica scadenza: "Imposta scadenza per l'invio della fattura"

Parole di chiusura: "Yoroshiku onegaishimasu"

Scrivi il motivo della richiesta in modo specifico e fornisci istruzioni nel modo più chiaro possibile, ad esempio "15 settembre 2023" per la scadenza.

[Richiesta di e-mail di notifica della consegna dei materiali]

Oggetto: "Avviso di invio materiali"

Schema dei materiali: "Descrivi il contenuto dei materiali da inviare"

Metodo di allegato: "File allegato o guida al collegamento"

Finalità di utilizzo dei materiali: "Proporre modalità di utilizzo dei materiali"

Contatto: "Contatto per domande e dubbi"

Indicando specificamente a ChatGPT qual è il contenuto del documento, puoi rendere l'e-mail aziendale più facile da capire.

[Richiesta per il reinvio delle email inviate quando non c'è risposta alle email]

Oggetto: "Riguardo all'e-mail precedente (reinviata)"

La data in cui è stata inviata l'ultima e-mail "Anno/Mese/Giorno"

Riepilogo dell'ultima email: "Rivedi i punti chiave dell'ultima email"

Compassione: “Mi preoccupo di non rispondere”

Reimpostazione del termine: "Impostazione e riconferma del termine di risposta"

Parole di chiusura: "Grazie per la tua conferma."

[E-mail di richiesta di risposta alla richiesta di preventivo]

Oggetto: "Risposta alla richiesta di preventivo"

Frase di saluto: "Parole di gratitudine ai clienti"

Dettagli del preventivo: "Presenta dettagli e importo del preventivo"

Data di scadenza dell'offerta: "Specificare la data di scadenza dell'offerta"

Contatto: "Contatto per domande e dubbi"

Osservazioni conclusive: "Grazie per la considerazione".

[Richiesta di risposta e-mail all'invio di e-mail di preventivo]

Oggetto: ``Risposta sulla citazione''

Saluti: "Un saluto educato all'altra persona"

Ricevimento preventivo: "Comunicare ricevimento preventivo"

Impressioni sul contenuto del preventivo: "Impressioni e domande sul contenuto del preventivo"

Domande o dubbi: "Descrivi eventuali domande o dubbi sul preventivo"

Proposta di incontro: "Proporre e programmare incontri se necessario"

Scadenza risposta: "Se è richiesta una risposta, specificare la scadenza."

Contatto: "Contatto per domande e dubbi"

Parole di chiusura: "Parole di chiusura educate"

Questo è un suggerimento per quando vuoi procedere con la storia dopo aver ricevuto un preventivo. Organizziamo gli elementi necessari come la data e usiamola.

[Richiesta di email di scuse per consegna errata]

Oggetto: "Scuse per trasmissione errata"

Testo di scuse: "Scusa per l'invio per errore"

Spiegazione della causa: "Spiega in modo conciso la causa della trasmissione errata"

Misure future: "Spiegare le misure future per prevenire la trasmissione errata"

Contatto: "Contatto per domande e dubbi"

Osservazioni conclusive: "Ancora una volta, mi scuso e chiedo la vostra comprensione".

È un'ottima e-mail di scuse essendo specifico con le tue misure preventive. È davvero consigliato per coloro che non sono bravi a scusarsi!

Testo e-mail di output effettivo del prompt ChatGPT

Questo è il testo generato da ChatGPT quando si utilizza il prompt sopra.

Il modello utilizza Chat-GPT4 . Questo modello è attualmente disponibile a pagamento.

ChatGPT ha varie versioni, ma al momento ChatGPT4 è il modello di punta e dà i migliori risultati.

Email richiesta fattura

Oggetto: Richiesta di fatturazione

Caro 〇〇,

Ci indebitiamo. Sono □□ di △△ Co., Ltd. Grazie mille per avermi permesso di utilizzare il tuo servizio questa volta. Vorrei una fattura per il costo del servizio.

L'indirizzo di spedizione è il seguente. Mi dispiace disturbarla, ma potrebbe inviarmi la fattura dopo averla confermata?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Edificio 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Co., Ltd.
• Responsabile: □□

Inoltre, mi dispiace disturbarla, ma la preghiamo di inviare la fattura entro MM/GG/AAAA.

In caso di domande, non esitare a contattarci.

Grazie mille.

Veramente tuo

E-mail di notifica della consegna dei materiali

Oggetto: Avviso di invio materiali

Caro 〇〇,

Ci indebitiamo. Sono □□ di △△ Co., Ltd. Ho allegato a questa e-mail il materiale di cui abbiamo discusso durante la riunione dell'altro giorno.

Una sintesi del materiale è la seguente:

• Caratteristiche e vantaggi del prodotto
• Risultati delle ricerche di mercato
• argomento di studio

I documenti sono allegati come file PDF. Puoi anche scaricarlo dal link sottostante.

[Link per il download del documento]

Ci auguriamo che utilizzerai questi materiali per approfondire la tua comprensione dei nostri prodotti e utilizzarli come riferimento per futuri progetti e attività di vendita.

In caso di domande o dubbi, non esitare a contattarci telefonicamente (03-1234-5678) o tramite e-mail (example@example.com).

Grazie.

Veramente tuo

Email di risposta al preventivo invio email (risposta positiva)

Oggetto: Risposta in merito alla citazione

Caro 〇〇,

Ci indebitiamo. Sono □□ di △△ Co., Ltd. Vorrei informarti che ho ricevuto il preventivo che mi hai inviato l'altro giorno. Grazie.

Ho visto il contenuto del preventivo, ma ho ritenuto che i contenuti fossero complessivamente soddisfacenti e riassunti in maniera molto comprensibile. Tuttavia, ho alcune domande e dubbi su alcuni elementi.

In particolare, vorrei confermare se la data di consegna del progetto è stata fissata secondo i nostri desideri. Inoltre, poiché non vi è alcuna ripartizione dei costi di esternalizzazione, vi sarei grato se poteste fornirmi i dettagli.

Se è conveniente per te, sarebbe possibile organizzare un incontro per discutere in dettaglio le domande e le preoccupazioni di cui sopra? Abbiamo aperture il giovedì e il venerdì pomeriggio questa settimana, quindi per favore facci sapere quali date sono convenienti per te.

Mi dispiace disturbarti, ma sarebbe utile se potessi rispondere entro questa settimana. In caso di domande o dubbi, non esitare a contattarci telefonicamente (03-1234-5678) o tramite e-mail (example@example.com).

Grazie mille.

Veramente tuo

Invia nuovamente l'e-mail da inviare quando non c'è risposta all'e-mail

Oggetto: Per quanto riguarda l'e-mail precedente (inviata)

Caro 〇〇,

Ci indebitiamo. Sono □□ di △△ Co., Ltd. L'altro giorno ho inviato un'e-mail il 13 aprile 2023, ma poiché non c'è stata risposta, ho deciso di inviarla di nuovo.

Nella nostra ultima email, abbiamo chiesto informazioni su:

• Intervallo di impostazione della pressione idraulica
• Precauzioni per la manutenzione

Temo di non aver ricevuto risposta. Se non hai ricevuto l'e-mail o hai domande, faccelo sapere.

Sarebbe utile se potessi rispondere entro martedì prossimo (18 aprile). In caso di domande o dubbi, non esitare a contattarci telefonicamente (03-1234-5678) o tramite e-mail (example@example.com).

Grazie per la conferma.

Veramente tuo

Email di scuse per errata consegna

Oggetto: Scuse per aver inviato un messaggio errato

Caro 〇〇,

Ci indebitiamo. Sono □□ di △△ Co., Ltd. Per quanto riguarda l'e-mail che ti ho inviato l'altro giorno, si è scoperto che l'ho inviata per errore. Devo scusarmi sinceramente.

La causa è che hai specificato l'indirizzo sbagliato quando inserisci la destinazione. L'e-mail che ho inviato era indirizzata a qualcun altro, quindi puoi ignorarne il contenuto.

In futuro, controlleremo accuratamente la destinazione e risponderemo con attenzione in modo che non si verifichi tale trasmissione errata.

In caso di domande o dubbi, non esitare a contattarci telefonicamente (03-1234-5678) o tramite e-mail (example@example.com).

Ci scusiamo per gli eventuali disagi causati. Grazie per il vostro continuo supporto.

Veramente tuo

Se non capisci il prompt, chiedi a ChatGPT

Ma non so come scrivere un prompt in un caso così speciale

A quel punto, se chiedi a ChatGPT, ti verrà fornito un esempio di come scrivere un prompt.

Sig. Yamada, per favore dimmi il prompt della mail che richiede l'impostazione del dispositivo idraulico.

Va bene sentirsi così.

Sì, non solo mi ha inviato una richiesta come questa, ma in realtà mi ha scritto un'e-mail.

Se non capisci, chiedi qualsiasi cosa a ChatGPT. Se non ti piacciono le frasi generate, prova a cambiare il modo in cui vengono impartiti i comandi.

È fastidioso scrivere...

Se lo ritieni, puoi utilizzare Ondoku-ChatGPT per porre domande e dare ordini a ChatGPT tramite input vocale.

Articolo correlato >> [Gratuito e facile] Come avere una conversazione vocale con ChatGPT! Impostazioni e utilizzo per computer e smartphone

Ci vuole tempo per leggere e scrivere e-mail.

Secondo il Business Email Survey 2022 ,

• Media giornaliera inviati "16.27" ricevuti "66.87"
• Tempo medio di lettura 1 minuto e 24 secondi
• Tempo medio per scrivere una lettera: 6 minuti e 5 secondi

cioè nella media

Passo 1 ora e 10 minuti al giorno a leggere le email.

Passo 1 ora e 40 minuti al giorno solo a scrivere e-mail

Puoi vedere che il tempo relativo alla posta è di circa 3 ore al giorno .

Significa che alcune persone trascorrono quasi mezza giornata solo inviando e-mail.

troppo bello per sprecarlo! Mettiti comodo con l'IA!

Imparando a scrivere e-mail aziendali in modo efficiente con ChatGPT, puoi rendere il tuo lavoro quotidiano senza intoppi.

Inoltre, il tempo di lettura sarà molto meno oneroso facendoli leggere ad alta voce.

Si prega di utilizzare Ondoku per leggere ad alta voce!

Articolo correlato >> Leggi ad alta voce le risposte di ChatGPT [Ondoku3-ChatGPT]

Puoi essere più efficiente ascoltando la tua voce

Ascoltare le e-mail con la voce è un modo per rendere più efficiente la lettura e la scrittura di e-mail aziendali.

risparmia tempo

Ascoltare le e-mail è più veloce e più facile da capire che leggerle con gli occhi.

Possibilità di multitasking

Ascoltando le e-mail con la voce, puoi iniziare a scrivere una risposta mentre ascolti il contenuto dell'e-mail mentre svolgi altre attività.

ridurre l'affaticamento degli occhi

Fissare gli schermi tutto il giorno può affaticare gli occhi. Tuttavia, l'ascolto vocale delle e-mail può ridurre l'affaticamento degli occhi.

Prevenzione di errori di lettura e supervisione

Ascoltando le e-mail a voce, è meno probabile che si verifichino errori di lettura e supervisione. Gli errori possono essere prevenuti.

Per ascoltare le email con la voce, puoi facilmente ascoltare la voce utilizzando l'assistente vocale installato nel tuo smartphone o computer, oppure utilizzando uno strumento dedicato come Ondoku.

Sito ufficiale: Ondoku

Ondoku può leggere gratuitamente 5000 caratteri al mese. La lettura è simile a quella di un essere umano e la voce è molto facile da ascoltare. Puoi scegliere tra una voce femminile, una voce maschile e una voce femminile.

Semplifica la lettura e la scrittura della tua e-mail aziendale con Ondoku.

Il software di sintesi vocale "Ondoku" può leggere gratuitamente 5000 caratteri al mese con la voce AI. Puoi facilmente scaricare MP3 ed è anche possibile l'uso commerciale. Se ti iscrivi gratuitamente, puoi convertire gratuitamente fino a 5.000 caratteri al mese dalla sintesi vocale. Prova Ondoku adesso.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com