Caso Studio Ondoku: Efficienza e Soddisfazione in Adire Legal Professional Corporation

• Adire Law Office
• Dimensioni: oltre 1.100 persone, oltre 220 avvocati (al 31 ottobre 2023)
• Settore: Studio legale
• Intervista: Avvocato Kazumasa Hata (membro dell'Ordine degli Avvocati di Tokyo)
  : Dipartimento Risorse Umane, Sig. Yasuda

Obiettivi e sfide

Utilizzo della narrazione per video esplicativi al momento della contrattazione e materiali per la formazione del personale. La preparazione necessaria per creare contenuti di alta qualità e il processo di inserimento della voce umana richiedevano un'enorme quantità di tempo e fatica.

Soluzione

Eliminare la registrazione vocale interna e creare la narrazione con Ondoku.

Risultati

Risparmio significativo di tempo grazie all'eliminazione della preparazione di script dettagliati e della fatica di dover registrare nuovamente la voce.
I video creati vengono utilizzati in vari ambiti, contribuendo all'efficienza operativa.

Presentazione dell'azienda e del dipartimento di implementazione

Avvocato Hata (di seguito, Hata): Siamo uno studio legale multidisciplinare che si occupa principalmente di problemi personali, come debiti, controversie relazionali e richieste di risarcimento allo Stato per l'epatite B.

Gli studi legali vecchio stile danno spesso l'impressione di essere inaccessibili e richiedono coraggio per essere consultati. Per cambiare questa situazione, continuiamo la nostra attività con l'obiettivo di essere uno "studio legale vicino alle persone".

Ad esempio, la nostra forza risiede nel pubblicare annunci amichevoli e nel predisporre un sistema che consenta consultazioni telefoniche informali. Inoltre, cerchiamo di evitare il più possibile termini tecnici nelle spiegazioni, con l'intento di far sentire l'avvocato come una figura più accessibile.

Sito web: Adire Law Office

Ci racconti il background che vi ha portato a introdurre uno strumento di sintesi vocale.

Hata: Attualmente forniamo ai clienti che ci conferiscono un incarico spiegazioni non solo verbali o scritte, ma anche tramite video. In precedenza erano solo verbali o scritte, ma perseguendo la chiarezza, abbiamo sentito che era importante fornire video con illustrazioni e animazioni.

Per creare video di alta qualità, è necessario dedicare impegno anche alla narrazione. Tuttavia, anche effettuando registrazioni con le voci del personale, si verificavano continui rifacimenti che richiedevano un tempo immenso.

Inoltre, dal punto di vista dell'ambiente di registrazione, il rumore del telefono o i passi provenienti dall'esterno sono problemi inevitabili, per quanto si faccia attenzione.

Di conseguenza, la creazione di un video richiedeva una fatica e un tempo considerevoli.

Dipartimento Risorse Umane, Sig. Yasuda (di seguito, Yasuda): Nel dipartimento HR, ogni volta che tenevamo un'orientamento per i nuovi assunti, dedicavamo mezza giornata a spiegare gli stessi contenuti. Abbiamo quindi pensato che, se avessimo mostrato video ben comprensibili anche senza una spiegazione umana, avremmo potuto migliorare l'efficienza operativa.

Poiché ritenevamo che uno strumento di sintesi vocale in grado di generare facilmente narrazioni ci avrebbe permesso di fare il passo verso la creazione di video, abbiamo deciso di implementarlo.

Può parlarci del processo che vi ha portato a scegliere Ondoku?

Hata: I fattori decisivi sono stati il prezzo contenuto e la facilità d'uso.

In particolare, per quanto riguarda la facilità d'uso, abbiamo apprezzato l'interfaccia intuitiva. La casella di testo e le diciture per il download sono chiare e non lasciano spazio a dubbi durante l'uso.

Inoltre, dovendo creare materiali per i clienti, il fatto che fosse consentito l'uso commerciale era un punto indispensabile. Abbiamo deciso di adottarlo convinti che Ondoku, essendo così fluido da usare, avrebbe risolto il problema dell'enorme tempo richiesto per l'inserimento della voce.

Rispetto a prima dell'introduzione di Ondoku, le sfide sono state risolte o migliorate?

Hata: In precedenza, per inserire la voce in un video di circa 10 minuti, potevano essere necessarie anche 6 ore.

Credo servissero 3 ore solo per scrivere uno script che permettesse al personale addetto alla registrazione di leggere senza esitazioni. Questo perché, dovendo far riuscire la registrazione al primo colpo, era necessario uno script perfetto. Per mantenere la qualità a livello di ogni singola parola, controllavamo leggendo ad alta voce più volte.

Inoltre, essendo molto rigorosi (ad esempio registrando daccapo se entrava anche un minimo rumore esterno), il tempo volava via rapidamente.

Attualmente, invece, il lavoro di narrazione si conclude in circa un'ora e mezza. Il fatto che la voce umana non sia più necessaria ha eliminato il bisogno di script estremamente dettagliati e ha ridotto la fatica dei rifacimenti, il che ha fatto una grande differenza.

Yasuda: La creazione di video all'interno del dipartimento HR è iniziata proprio grazie all'introduzione di Ondoku. Fino ad allora, la barriera per creare video era così alta che era difficile anche solo provarci.

Gli orientamenti per i nuovi assunti vengono effettuati sia per i neo-laureati che per i profili senior, quindi non è raro che si tengano circa 10 volte al mese. Fino ad ora, il personale HR doveva seguire e spiegare tutto ogni singola volta.

Per migliorare l'operatività, abbiamo integrato nei corsi dei video con narrazioni create con Ondoku. Di conseguenza, abbiamo constatato che si ottiene un livello di comprensione pari a quello della spiegazione verbale, permettendo ai membri dell'HR di dedicare tempo anche ad altre attività oltre agli orientamenti.

Avete ricevuto feedback all'interno dello studio riguardo a Ondoku?

Yasuda: Grazie alla realizzazione di materiali video, abbiamo ricevuto commenti positivi sul fatto che i contenuti dell'orientamento possono essere ripassati in qualsiasi momento.

Abbiamo reso i video esplicativi per i nuovi assunti creati con Ondoku accessibili come dati condivisi per poterli rivedere quando necessario. Grazie a ciò, abbiamo realizzato un sistema in cui le parti difficili da ricordare solo su base testuale possono essere facilmente ristudiate tramite video.

Inoltre, anche il personale assegnato alle filiali in tutto il paese può procedere con l'apprendimento in modo efficiente grazie alla condivisione dei video dalla sede centrale.

Se avete ulteriori richieste di miglioramento per Ondoku, per favore ditecele.

Yasuda: Sarebbe ancora più facile da usare se si potessero migliorare i dettagli dell'intonazione. Soprattutto quando si creano testi lunghi, dobbiamo ingegnarci, ad esempio tagliando le frasi brevi, finché non otteniamo il suono desiderato.

Hata: Ho pensato che sarebbe ancora più comodo se ci fosse una sorta di manuale di istruzioni chiaro. Attualmente stiamo procedendo per tentativi ed errori per creare un audio che suoni naturale.

Se Ondoku potesse fornire suggerimenti su come utilizzarlo al meglio, potremmo dedicare più tempo a perfezionare l'intonazione dei termini tecnici.

In futuro, come vorreste utilizzare Ondoku?

Hata: Spero di poter utilizzare Ondoku per rafforzare i programmi relativi alla formazione.

Ad esempio, qualcosa in cui si sceglie la risposta corretta tra varie opzioni e si procede come in un RPG. Con una formazione che si può mettere in pratica come un gioco, si impara divertendosi.

Tuttavia, penso che la narrazione sarebbe un elemento cruciale per questo, quindi in quel caso vorrei che Ondoku fosse protagonista.

Yasuda: Nel dipartimento HR, abbiamo in programma di pubblicare sui social network video che i candidati, inclusi i neo-laureati, possano guardare con facilità. Vorrei che Ondoku risolvesse ogni problema di narrazione che dovesse sorgere in quel contesto.

Grazie all'utilizzo di Ondoku, siete riusciti a creare in modo efficiente narrazioni di qualità da offrire ai clienti e a ridurre drasticamente tempo e fatica utilizzandole per la formazione interna! Grazie mille per aver condiviso questo splendido esempio.

Ondoku è un servizio di sintesi vocale che può essere utilizzato gratuitamente per scopi commerciali. Supporta 81 lingue e regioni, con un totale di oltre 692 voci disponibili. Puoi ascoltare i tipi di voci per le lingue supportate e gli audio di esempio qui.