Zbiór wskazówek dotyczących efektywnego pisania biznesowych wiadomości e-mail za pomocą ChatGPT

Technologia AI rozwinęła się i stała się erą, w której można wykonywać różne zadania!

E-maile biznesowe można również łatwo i wydajnie tworzyć za pomocą sztucznej inteligencji . Raczej szkoda tego nie robić.

Wyjaśnię, jak napisać biznesowy e-mail za pomocą ChatGPT.

Jak pisać biznesowe e-maile za pomocą ChatGPT

1. Zaloguj się do ChatGPT
2. Wprowadź monit służbowego adresu e-mail w polu wprowadzania wiadomości i wyślij
3. ChatGPT automatycznie generuje e-maile biznesowe

Co to jest zachęta

Podpowiedzi są ważne przy pisaniu biznesowych wiadomości e-mail w ChatGPT.

Monity to słowa kluczowe lub frazy , które każą ChatGPT generować zdania.

Używając monitów (słów kluczowych lub fraz) i dostarczając szczegółowych informacji o tym, o czym chcesz, aby ludzie pisali, ChatGPT może generować dokładniejsze zdania.

Bądź tak dokładny, jak to możliwe, w swoim pytaniu o to, kto, co, co i jak chcesz to powiedzieć .

Przykład monitu o biznesowy e-mail w ChatGPT

[Prośba o e-mail z prośbą o przesłanie faktury]

Temat: „Prośba o rozliczenie”

Powód żądania faktury: „Poproś o fakturę za opłatę za korzystanie z usługi”

Potwierdzenie informacji o wysyłce: „Potwierdź adres rozliczeniowy”

Określ termin: „Ustaw termin wysłania faktury”

Końcowe słowa: „Yoroshiku onegaishimasu”

Napisz konkretny powód prośby i podaj instrukcje tak jasno, jak to możliwe, na przykład „15 września 2023 r.” dotyczące terminu.

[Zapytanie o e-mail z powiadomieniem o dostawie materiałów]

Temat: „Zawiadomienie o przesłaniu materiałów”

Zarys materiałów: „Opisz zawartość materiałów do przesłania”

Metoda załącznika: „Plik załącznika lub wskazówki dotyczące łącza”

Cel wykorzystania materiałów: „Proponowanie sposobów wykorzystania materiałów”

Kontakt: „Kontakt w przypadku pytań i wątpliwości”

Mówiąc konkretnie ChatGPT, jaka jest treść dokumentu, możesz ułatwić zrozumienie biznesowego e-maila.

[Prośba o ponowne wysłanie e-maili wysłanych, gdy nie ma odpowiedzi na e-maile]

Temat: „Odnośnie poprzedniego e-maila (wysłanego ponownie)”

Data wysłania ostatniego e-maila „Rok/Miesiąc/Dzień”

Podsumowanie ostatniego e-maila: „Przejrzyj ponownie najważniejsze punkty z ostatniego e-maila”

Współczucie: „Martwię się, że nie odpowiem”

Resetowanie terminu: „Ustawianie i ponowne potwierdzanie terminu odpowiedzi”

Końcowe słowa: „Dziękuję za potwierdzenie”.

[Prośba o odpowiedź na prośbę o wycenę]

Temat: "Odpowiedź na zapytanie ofertowe"

Zdanie powitalne: „Słowa wdzięczności dla klientów”

Szczegóły oszacowania: „Przedstaw szczegóły oszacowania i kwotę”

Data wygaśnięcia oferty: "Określ datę wygaśnięcia oferty"

Kontakt: „Kontakt w przypadku pytań i wątpliwości”

Uwagi końcowe: „Dziękuję za uwagę”.

[Prośba o e-mail z odpowiedzią na e-mail wysyłający wycenę]

Temat: ``Odpowiedź w sprawie wyceny''

Pozdrowienia: „Uprzejme powitanie drugiej osoby”

Otrzymanie oferty: „Przekaż otrzymanie oferty”

Wyświetlenia treści prognozy: „Wyświetlenia i pytania dotyczące treści prognozy”

Pytania lub wątpliwości: „Opisz wszelkie pytania lub wątpliwości dotyczące oferty”

Propozycja spotkania: „Zaproponuj i zaplanuj spotkania w razie potrzeby”

Termin odpowiedzi: „Jeśli wymagana jest odpowiedź, określ termin”.

Kontakt: „Kontakt w przypadku pytań i wątpliwości”

Końcowe słowa: „Uprzejme słowa końcowe”

Jest to monit, gdy chcesz kontynuować narrację po otrzymaniu oszacowania. Uporządkujmy niezbędne elementy, takie jak data i korzystajmy z tego.

[Prośba o e-mail z przeprosinami za błędne dostarczenie]

Temat: „Przeprosiny za błędną transmisję”

Tekst przeprosin: „Przepraszamy za wysłanie przez pomyłkę”

Wyjaśnienie przyczyny: „Zwięźle wyjaśnij przyczynę błędnej transmisji”

Przyszłe środki: „Wyjaśnij przyszłe środki zapobiegające błędnej transmisji”

Kontakt: „Kontakt w przypadku pytań i wątpliwości”

Uwagi końcowe: „Jeszcze raz przepraszam i proszę o wyrozumiałość”.

Stanowi świetny e-mail z przeprosinami, ponieważ jest konkretny w zakresie środków zapobiegawczych. Jest to naprawdę zalecane dla tych, którzy nie są dobrzy w przepraszaniu!

Rzeczywisty wyjściowy tekst wiadomości e-mail monitu ChatGPT

To jest tekst wygenerowany przez ChatGPT podczas korzystania z powyższego monitu.

Model wykorzystuje Chat-GPT4 . Ten model jest obecnie dostępny za opłatą.

ChatGPT ma różne wersje, ale w tej chwili ChatGPT4 jest topowym modelem i daje najlepsze wyniki.

E-mail z prośbą o fakturę

Temat: Prośba o rozliczenie

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Dziękuję bardzo za umożliwienie mi skorzystania z waszych usług tym razem. Chciałbym otrzymać fakturę za usługę.

Adres wysyłki jest następujący. Przepraszam, że przeszkadzam, ale czy mógłbyś przesłać mi fakturę po jej potwierdzeniu?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Budynek 5F, Minato-ku, Tokio
• △△ Co., Ltd.
• Osoba odpowiedzialna: □□

Przepraszamy za kłopot, ale prosimy o przesłanie faktury do MM/DD/RRRR.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami.

Dziękuję bardzo.

Bardzo prawdziwie twój

Powiadomienie e-mail o dostawie materiałów

Temat: Zawiadomienie o przesłaniu materiałów

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Załączyłem do tego e-maila materiały, o których rozmawialiśmy na spotkaniu.

Podsumowanie materiału jest następujące:

• Cechy i zalety produktu
• Wyniki badań rynku
• studium przypadku

Dokumenty są załączane jako pliki PDF. Można go również pobrać z poniższego linku.

[Link do pobrania dokumentu]

Mamy nadzieję, że wykorzystasz te materiały do pogłębienia zrozumienia naszych produktów i wykorzystasz je jako punkt odniesienia dla przyszłych projektów i działań sprzedażowych.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami telefonicznie (03-1234-5678) lub e-mailem (example@example.com).

Dziękuję.

Bardzo prawdziwie twój

E-mail zwrotny na e-mail wysyłający wycenę (odpowiedź pozytywna)

Temat: Odpowiedź w sprawie oferty

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Chciałbym poinformować, że otrzymałem wycenę, którą przesłałeś mi któregoś dnia. Dziękuję.

Widziałem treść kosztorysu, ale czułem, że jest ona ogólnie zadowalająca i podsumowana w bardzo łatwy do zrozumienia sposób. Mam jednak kilka pytań i wątpliwości dotyczących kilku elementów.

W szczególności chciałbym potwierdzić, czy termin realizacji projektu jest ustalony zgodnie z naszymi życzeniami. Ponadto, ponieważ nie ma podziału kosztów outsourcingu, byłbym wdzięczny za podanie mi szczegółów.

Jeśli jest to dla Państwa dogodne, czy byłaby możliwość zorganizowania spotkania w celu szczegółowego omówienia powyższych pytań i wątpliwości? W tym tygodniu mamy otwarte czwartki i piątki po południu, więc daj nam znać, które terminy są dla Ciebie dogodne.

Przepraszamy, że przeszkadzamy, ale byłoby pomocne, gdybyś mógł odpowiedzieć w ciągu tego tygodnia. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami telefonicznie (03-1234-5678) lub e-mailem (example@example.com).

Dziękuję bardzo.

Bardzo prawdziwie twój

Wyślij ponownie e-mail, aby wysłać, gdy nie ma odpowiedzi na e-mail

Temat: Odnośnie poprzedniego e-maila (wysłano ponownie)

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Któregoś dnia 13 kwietnia 2023 r. wysłałem wiadomość e-mail, ale ponieważ nie otrzymałem odpowiedzi, postanowiłem wysłać ją ponownie.

W naszym ostatnim e-mailu zapytaliśmy o:

• Zakres nastaw ciśnienia hydraulicznego
• Środki ostrożności dotyczące konserwacji

Obawiam się, że nie otrzymałem odpowiedzi. Jeśli nie otrzymałeś wiadomości e-mail lub masz jakieś pytania, daj nam znać.

Byłoby pomocne, gdybyś mógł odpowiedzieć do następnego wtorku (18 kwietnia). Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami telefonicznie (03-1234-5678) lub e-mailem (example@example.com).

Dziękuję za potwierdzenie.

Bardzo prawdziwie twój

E-mail z przeprosinami za błędne dostarczenie

Temat: Przeprosiny za wysłanie błędnej wiadomości

Drogi 〇〇,

Stajemy się dłużnikami. Jestem □□ z △△ Co., Ltd. Jeśli chodzi o e-mail, który wysłałem Ci któregoś dnia, okazało się, że wysłałem go przez pomyłkę. Muszę szczerze przeprosić.

Przyczyną jest to, że podałeś zły adres podczas wprowadzania miejsca docelowego. Wysłany przeze mnie e-mail był zaadresowany do kogoś innego, więc możesz zignorować jego treść.

W przyszłości dokładnie sprawdzimy miejsce docelowe i ostrożnie zareagujemy, aby taka błędna transmisja nie miała miejsca.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami telefonicznie (03-1234-5678) lub e-mailem (example@example.com).

Przepraszamy za wszelkie związane z tym niedogodności. Dziękujemy za nieustające wsparcie.

Bardzo prawdziwie twój

Jeśli nie rozumiesz monitu, po prostu zapytaj ChatGPT

Ale nie wiem, jak napisać monit w tak szczególnym przypadku

W tym czasie, jeśli zapytasz ChatGPT, poda ci przykład, jak napisać monit.

Panie Yamada, proszę podać treść maila z prośbą o ustawienie urządzenia hydraulicznego.

Czuć się w ten sposób jest w porządku.

Tak, nie tylko wysłał mi taką zachętę, ale faktycznie napisał do mnie e-mail.

Jeśli nie rozumiesz, zapytaj ChatGPT o cokolwiek. Jeśli nie podobają Ci się generowane zdania, spróbuj zmienić sposób wydawania poleceń.

Wpisywanie jest uciążliwe...

Jeśli to czujesz, możesz użyć Ondoku-ChatGPT do zadawania pytań i wydawania poleceń ChatGPT za pomocą poleceń głosowych.

Powiązany artykuł >> [Bezpłatny i łatwy] Jak prowadzić rozmowę głosową z ChatGPT! Ustawienia i użytkowanie dla komputerów i smartfonów

Czytanie i pisanie e-maili wymaga czasu.

Według Business Email Survey 2022 ,

• Średnia dzienna wysyłanych „16,27” otrzymywanych „66,87”
• Średni czas czytania 1 minuta 24 sekundy
• Średni czas napisania jednej litery: 6 minut i 5 sekund

czyli średnia

Spędzam 1 godzinę i 10 minut dziennie na czytaniu e-maili.

Spędzam 1 godzinę i 40 minut dziennie na pisaniu e-maili

Widać, że czas związany z pocztą wynosi około 3 godzin dziennie .

Oznacza to, że niektórzy spędzają prawie pół dnia na wysyłaniu e-maili.

zbyt dobre, by je zmarnować! Rozgość się z AI!

Ucząc się, jak efektywnie pisać e-maile biznesowe z ChatGPT, możesz sprawić, że Twoja codzienna praca będzie płynna.

Ponadto czytanie na głos będzie znacznie mniejszym obciążeniem.

Proszę używać Ondoku do czytania na głos!

Powiązany artykuł >> Odczytywanie na głos odpowiedzi ChatGPT [Ondoku3-ChatGPT]

Możesz być bardziej wydajny, słuchając swojego głosu

Głosowe odsłuchiwanie e-maili to jeden ze sposobów na zwiększenie wydajności czytania i pisania e-maili biznesowych.

Oszczędzaj czas

Odsłuchiwanie e-maili jest szybsze i łatwiejsze do zrozumienia niż czytanie ich oczami.

Możliwość wielozadaniowości

Odsłuchując e-maile głosowo, możesz zacząć pisać odpowiedź, jednocześnie odsłuchując treść e-maila i wykonując inne zadania.

zmniejszyć zmęczenie oczu

Wpatrywanie się w ekrany przez cały dzień może męczyć oczy. Jednak słuchanie e-maili głosowo może zmniejszyć zmęczenie oczu.

Zapobieganie błędnemu odczytaniu i przeoczeniu

Słuchając e-maili głosowo, prawdopodobieństwo błędnego odczytania i przeoczenia jest mniejsze. Błędom można zapobiegać.

Aby głosowo odsłuchiwać e-maile, możesz w łatwy sposób odsłuchać głos za pomocą asystenta głosowego zainstalowanego w smartfonie lub komputerze lub korzystając z dedykowanego narzędzia, takiego jak Ondoku.

Oficjalna strona internetowa: Ondoku

Ondoku może przeczytać 5000 znaków miesięcznie za darmo. Odczyt jest podobny do ludzkiego, a głos jest bardzo dobrze słyszalny. Możesz wybierać między głosem kobiecym, męskim i dziewczęcym.

Usprawnij czytanie i pisanie e-maili biznesowych dzięki Ondoku.

Oprogramowanie do zamiany tekstu na mowę „Ondoku” może bezpłatnie odczytywać 5000 znaków miesięcznie za pomocą głosu AI. Możesz łatwo pobierać pliki MP3 i komercyjne wykorzystanie jest również możliwe. Jeśli zarejestrujesz się bezpłatnie, możesz bezpłatnie przekonwertować do 5000 znaków miesięcznie z tekstu na mowę. Wypróbuj Ondoku już teraz.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com