Bộ sưu tập lời nhắc viết email doanh nghiệp hiệu quả với ChatGPT

Công nghệ AI đã phát triển và nó đã trở thành thời đại mà nhiều nhiệm vụ khác nhau có thể được thực hiện!

Email doanh nghiệp cũng có thể được tạo dễ dàng và hiệu quả bằng cách sử dụng AI . Thay vào đó, thật lãng phí nếu không làm điều đó.

Tôi sẽ giải thích cách viết email doanh nghiệp bằng ChatGPT.

Cách viết email doanh nghiệp với ChatGPT

1. Đăng nhập ChatGPT
2. Nhập lời nhắc email doanh nghiệp vào trường nhập tin nhắn và gửi
3. ChatGPT tự động tạo email doanh nghiệp

lời nhắc là gì

Lời nhắc rất quan trọng để viết email doanh nghiệp trong ChatGPT.

Lời nhắc là từ khóa hoặc cụm từ yêu cầu ChatGPT tạo câu.

Bằng cách sử dụng lời nhắc (từ khóa hoặc cụm từ) và cung cấp thông tin chi tiết về nội dung bạn muốn mọi người viết, ChatGPT có thể tạo ra các câu chính xác hơn.

Hãy cụ thể nhất có thể trong lời nhắc của bạn về ai, cái gì, cái gì và cách bạn muốn nói điều đó.

Ví dụ về lời nhắc email doanh nghiệp ChatGPT

[Nhắc email yêu cầu gửi hóa đơn]

Chủ đề: "Yêu cầu thanh toán"

Lý do yêu cầu xuất hóa đơn: "Yêu cầu xuất hóa đơn phí sử dụng dịch vụ"

Xác nhận thông tin giao hàng: "Xác nhận địa chỉ thanh toán"

Chỉ định thời hạn: "Đặt thời hạn gửi hóa đơn"

Lời kết: "Yoroshiku onegaishimasu"

Viết lý do yêu cầu một cách cụ thể và đưa ra hướng dẫn rõ ràng nhất có thể, chẳng hạn như "ngày 15 tháng 9 năm 2023" cho thời hạn.

[Nhắc e-mail thông báo giao tài liệu]

Chủ đề: "Thông báo gửi tài liệu"

Đề cương tài liệu: "Mô tả nội dung tài liệu cần gửi"

Phương thức đính kèm: "Hướng dẫn đính kèm tệp hoặc liên kết"

Mục đích sử dụng tài liệu: “Đề xuất cách sử dụng tài liệu”

Liên hệ: "Liên hệ khi có thắc mắc và quan tâm"

Bằng cách cho ChatGPT biết cụ thể nội dung của tài liệu là gì, bạn có thể làm cho email doanh nghiệp dễ hiểu hơn.

[Nhắc gửi lại email đã gửi khi không có email trả lời]

Chủ đề: "Về email trước đó (gửi lại)"

Ngày mà e-mail cuối cùng được gửi "Năm/Tháng/Ngày"

Tóm tắt email cuối cùng: "Xem lại các điểm chính từ email cuối cùng"

Từ bi: “Tôi lo lắng về việc không trả lời”

Đặt lại thời hạn: "Đặt và xác nhận lại thời hạn phản hồi"

Lời kết: "Cảm ơn bạn đã xác nhận."

[Nhắc email trả lời yêu cầu báo giá]

Chủ đề: "Đáp ứng yêu cầu báo giá"

Câu chúc: “Lời tri ân khách hàng”

Chi tiết ước tính: "Hiện tại chi tiết ước tính và số tiền"

Ngày hết hạn của báo giá: "Ghi rõ ngày hết hạn của báo giá"

Liên hệ: "Liên hệ khi có thắc mắc và quan tâm"

Nhận xét kết thúc: "Cảm ơn bạn đã quan tâm."

[Nhắc email trả lời email gửi báo giá]

Chủ đề: ``Trả lời về báo giá''

Lời chào: “Lời chào lịch sự với người đối diện”

Biên nhận báo giá: "Thông báo nhận báo giá"

Ấn tượng về nội dung ước tính: "Ấn tượng và câu hỏi về nội dung ước tính"

Câu hỏi hoặc Mối quan tâm: 'Mô tả bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào về trích dẫn'

Đề xuất cuộc họp: "Đề xuất và lên lịch các cuộc họp khi cần thiết"

Thời hạn trả lời: "Nếu cần trả lời, hãy ghi rõ thời hạn."

Liên hệ: "Liên hệ khi có thắc mắc và quan tâm"

Lời kết thúc: "Lời kết thúc lịch sự"

Đây là lời nhắc khi bạn muốn tiếp tục câu chuyện sau khi nhận được ước tính. Hãy sắp xếp các mục cần thiết như ngày tháng và sử dụng nó.

[Nhắc gửi email xin lỗi vì giao hàng sai]

Chủ đề: "Xin lỗi vì truyền nhầm"

Văn bản xin lỗi: "Xin lỗi vì đã gửi nhầm"

Giải thích nguyên nhân: "Giải thích ngắn gọn nguyên nhân truyền nhầm"

Các biện pháp trong tương lai: "Giải thích các biện pháp trong tương lai để ngăn chặn việc truyền nhầm"

Liên hệ: "Liên hệ khi có thắc mắc và quan tâm"

Lời kết: "Một lần nữa, tôi xin lỗi và mong các bạn thông cảm."

Nó tạo nên một email xin lỗi tuyệt vời bằng cách cụ thể hóa các biện pháp phòng ngừa của bạn. Nó thực sự được khuyến khích cho những người không giỏi xin lỗi!

Văn bản email đầu ra thực tế của lời nhắc ChatGPT

Đây là văn bản do ChatGPT tạo ra khi sử dụng lời nhắc trên.

Mô hình sử dụng Chat-GPT4 . Mô hình này hiện có sẵn cho một khoản phí.

ChatGPT có nhiều phiên bản khác nhau, nhưng hiện tại ChatGPT4 là mô hình hàng đầu và cho kết quả tốt nhất.

Email yêu cầu hóa đơn

Chủ đề: Yêu cầu xuất hóa đơn

〇〇 thân mến,

Chúng tôi mắc nợ. Tôi là □□ đến từ Công ty TNHH △△. Xin chân thành cảm ơn vì đã cho tôi sử dụng dịch vụ lần này. Tôi muốn một hóa đơn cho phí dịch vụ.

Địa chỉ giao hàng như sau. Tôi xin lỗi đã làm phiền bạn, nhưng bạn có thể gửi cho tôi hóa đơn sau khi xác nhận không?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Tòa nhà 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Công ty TNHH
• Người phụ trách: □□

Ngoài ra, xin lỗi đã làm phiền bạn, nhưng vui lòng gửi hóa đơn trước ngày MM/DD/YYYY.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.

Cảm ơn rất nhiều.

Rất hân hạnh

Thông báo qua email về việc giao tài liệu

Ðề: Thông báo gửi tài liệu

〇〇 thân mến,

Chúng tôi mắc nợ. Tôi □□ từ △△ Co., Ltd. Tôi đã đính kèm e-mail này các tài liệu mà chúng ta đã thảo luận tại cuộc họp ngày hôm trước.

Tóm tắt tài liệu như sau:

• Tính năng và lợi ích của sản phẩm
• Kết quả nghiên cứu thị trường
• nghiên cứu trường hợp

Tài liệu được đính kèm dưới dạng tệp PDF. Bạn cũng có thể tải xuống từ liên kết bên dưới.

[Link tải tài liệu]

Chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ sử dụng những tài liệu này để hiểu sâu hơn về các sản phẩm của chúng tôi và sử dụng chúng làm tài liệu tham khảo cho các dự án và hoạt động bán hàng trong tương lai.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua điện thoại (03-1234-5678) hoặc email (example@example.com).

Cảm ơn.

Rất hân hạnh

Trả lời email gửi báo giá qua email (phản hồi tích cực)

Ðề: Trả lời về báo giá

〇〇 thân mến,

Chúng tôi mắc nợ. Tôi □□ đến từ △△ Co., Ltd. Tôi xin thông báo với bạn rằng tôi đã nhận được báo giá mà bạn đã gửi cho tôi vào ngày hôm trước. Cảm ơn.

Tôi đã xem nội dung của bản dự toán nhưng nhìn chung tôi thấy nội dung khá thỏa đáng và được tóm tắt rất dễ hiểu. Tuy nhiên, tôi có một số thắc mắc và lo ngại về một số mặt hàng.

Cụ thể, tôi xin khẳng định ngày bàn giao của dự án có được ấn định theo mong muốn của chúng tôi hay không. Ngoài ra, vì không có phân tích chi phí gia công phần mềm, tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể cung cấp cho tôi thông tin chi tiết.

Nếu thuận tiện cho bạn, bạn có thể sắp xếp một cuộc họp để thảo luận chi tiết về các câu hỏi và mối quan tâm trên không? Chúng tôi mở cửa vào các buổi chiều Thứ Năm và Thứ Sáu trong tuần này, vì vậy vui lòng cho chúng tôi biết ngày nào thuận tiện cho bạn.

Xin lỗi đã làm phiền bạn, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể trả lời trong tuần này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua điện thoại (03-1234-5678) hoặc email (example@example.com).

Cảm ơn rất nhiều.

Rất hân hạnh

Gửi lại email để gửi khi không có trả lời email

Chủ đề: Liên quan đến email trước đó (gửi lại)

〇〇 thân mến,

Chúng tôi mắc nợ. Tôi là □□ đến từ △△ Co., Ltd. Hôm trước, tôi đã gửi một email vào ngày 13 tháng 4 năm 2023, nhưng vì không có hồi âm nên tôi quyết định gửi lại.

Trong email cuối cùng của chúng tôi, chúng tôi đã hỏi về:

• Phạm vi cài đặt áp suất thủy lực
• Biện pháp phòng ngừa để bảo trì

Tôi sợ tôi đã không nhận được trả lời. Nếu bạn không nhận được email hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng cho chúng tôi biết.

Sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể trả lời trước thứ Ba tới (ngày 18 tháng 4). Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua điện thoại (03-1234-5678) hoặc email (example@example.com).

Cảm ơn bạn đã xác nhận của bạn.

Rất hân hạnh

Email xin lỗi vì gửi nhầm

Chủ đề: Xin lỗi vì gửi nhầm tin nhắn

〇〇 thân mến,

Chúng tôi mắc nợ. Tôi □□ đến từ △△ Co., Ltd. Về email tôi gửi cho bạn ngày hôm trước, hóa ra là tôi đã gửi nhầm. Tôi phải chân thành xin lỗi.

Nguyên nhân là do bạn đã chỉ định sai địa chỉ khi nhập điểm đến. Email tôi đã gửi được gửi cho người khác, vì vậy bạn có thể bỏ qua nội dung.

Trong tương lai, chúng tôi sẽ kiểm tra kỹ lưỡng đích đến và phản hồi cẩn thận để không xảy ra việc truyền nhầm như vậy.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua điện thoại (03-1234-5678) hoặc email (example@example.com).

Chúng tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện này có thể đã gây ra. Cám ơn vì sự hỗ trợ liên tục của bạn.

Rất hân hạnh

Nếu bạn không hiểu lời nhắc, chỉ cần hỏi ChatGPT

Nhưng tôi không biết làm thế nào để viết lời nhắc trong trường hợp đặc biệt như vậy

Khi đó, nếu bạn hỏi ChatGPT, nó sẽ cho bạn biết ví dụ về cách viết lời nhắc.

Anh Yamada ơi cho em hỏi cái mail hỏi setup thiết bị thủy lực được không ạ.

Không sao để cảm thấy như thế này.

Vâng, anh ấy không chỉ gửi cho tôi một lời nhắc như thế này, mà anh ấy còn thực sự viết cho tôi một email.

Nếu bạn không hiểu, hãy hỏi ChatGPT bất cứ điều gì. Nếu bạn không thích các câu được tạo, hãy thử thay đổi cách đưa ra các lệnh.

Thật khó để gõ ...

Nếu cảm thấy như vậy, bạn có thể sử dụng Ondoku-ChatGPT để đặt câu hỏi và ra lệnh cho ChatGPT bằng giọng nói.

Bài viết liên quan >> [Miễn phí và dễ dàng] Cách trò chuyện bằng giọng nói với ChatGPT! Cài đặt và sử dụng cho máy tính và điện thoại thông minh

Phải mất thời gian để đọc và viết email.

Theo Khảo sát email doanh nghiệp năm 2022 ,

• Trung bình hàng ngày gửi "16,27" nhận "66,87"
• Thời gian đọc trung bình 1 phút 24 giây
• Thời gian trung bình để viết một lá thư: 6 phút 5 giây

tức là trung bình

Tôi dành 1 giờ 10 phút mỗi ngày chỉ để đọc email.

Tôi dành 1 giờ 40 phút mỗi ngày chỉ để viết email

Bạn có thể thấy rằng thời gian liên quan đến mail là khoảng 3 giờ mỗi ngày .

Điều đó có nghĩa là một số người dành gần nửa ngày chỉ để gửi email.

quá tốt để lãng phí! Hãy làm cho mình thoải mái với AI!

Bằng cách học cách viết email doanh nghiệp hiệu quả với ChatGPT, bạn có thể giúp công việc hàng ngày của mình diễn ra suôn sẻ.

Ngoài ra, thời gian đọc sẽ bớt gánh nặng hơn nhiều bằng cách để họ đọc to.

Vui lòng sử dụng Ondoku để đọc to!

Bài viết liên quan >> Đọc to câu trả lời của ChatGPT [Ondoku3-ChatGPT]

Bạn có thể làm việc hiệu quả hơn bằng cách lắng nghe giọng nói của mình

Nghe email bằng giọng nói là một cách để đọc và viết email kinh doanh hiệu quả hơn.

tiết kiệm thời gian

Nghe email nhanh hơn và dễ hiểu hơn là đọc chúng bằng mắt.

Khả năng đa nhiệm

Bằng cách nghe email bằng giọng nói, bạn có thể bắt đầu viết thư trả lời trong khi nghe nội dung của email trong khi thực hiện các tác vụ khác.

giảm mỏi mắt

Nhìn chằm chằm vào màn hình cả ngày có thể làm bạn mỏi mắt. Tuy nhiên, nghe email bằng giọng nói có thể giảm mỏi mắt.

Ngăn ngừa đọc sai và giám sát

Bằng cách nghe email bằng giọng nói, việc đọc sai và bỏ sót sẽ ít xảy ra hơn. Những sai lầm có thể được ngăn chặn.

Để nghe email bằng giọng nói, bạn có thể dễ dàng nghe giọng nói bằng cách sử dụng trợ lý giọng nói được cài đặt trong điện thoại thông minh hoặc máy tính của bạn hoặc bằng cách sử dụng một công cụ chuyên dụng như Ondoku.

Trang web chính thức: Ondoku

Ondoku có thể đọc miễn phí 5000 ký tự mỗi tháng. Giọng đọc cũng giống như của con người, và giọng nói rất dễ nghe. Bạn có thể chọn giữa giọng nữ, giọng nam và giọng nữ.

Hợp lý hóa việc đọc và viết email doanh nghiệp của bạn với Ondoku.

Phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói "Ondoku" có thể đọc miễn phí 5000 ký tự mỗi tháng bằng giọng nói AI. Bạn có thể dễ dàng tải xuống các tệp MP3 và cũng có thể sử dụng cho mục đích thương mại. Nếu đăng ký miễn phí, bạn có thể chuyển đổi miễn phí tối đa 5.000 ký tự mỗi tháng từ văn bản sang giọng nói. Hãy thử Ondoku ngay bây giờ.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com