Satisfaction client et employé : le succès d'Ondoku chez Adire Legal

• Adire Law Office
• Taille : plus de 1 100 employés, plus de 220 avocats (au 31 octobre 2023)
• Secteur d'activité : Cabinet d'avocats
• Interview : Me Kazumasa Hata (Membre du barreau de Tokyo)
  : M. Yasuda, Département des Ressources Humaines

Objectifs et Enjeux

Utilisation pour les vidéos explicatives lors de la signature de contrats et le matériel de formation du personnel. Le processus de préparation pour créer un contenu de haute qualité et l'intégration de voix humaines demandaient énormément de temps et d'efforts.

Solution

Suppression de l'enregistrement vocal interne et création des narrations avec Ondoku.

Effets

Élimination de la préparation de scripts détaillés et de la nécessité de réenregistrer les voix, entraînant un gain de temps considérable.
L'utilisation des vidéos créées dans divers services a contribué à l'amélioration de l'efficacité opérationnelle.

Présentation de l'entreprise et du département utilisateur

Me Hata (ci-après Hata) : Nous sommes un cabinet d'avocats généraliste qui traite principalement des problèmes personnels tels que les dettes, les litiges familiaux et les demandes d'indemnisation auprès de l'État concernant l'hépatite B.

Les cabinets d'avocats traditionnels peuvent sembler intimidants, et il faut souvent du courage pour venir consulter. Pour changer cela, nous travaillons avec l'objectif d'être un « cabinet d'avocats accessible ».

Par exemple, diffuser des publicités conviviales et mettre en place un système permettant de consulter facilement par téléphone constitue l'une des forces de notre cabinet. De plus, nous nous efforçons d'expliquer les choses en évitant autant que possible les termes techniques, afin que les gens se sentent plus proches des avocats.

Site web : Adire Law Office

Pourriez-vous nous expliquer le contexte de l'introduction de l'outil de synthèse vocale ?

Hata : Actuellement, nous fournissons des explications à nos clients non seulement de manière orale ou écrite, mais aussi via des vidéos. Auparavant, nous utilisions l'oral ou l'écrit, mais après avoir recherché une plus grande clarté, nous avons estimé qu'il était important de fournir des vidéos incluant des illustrations et du mouvement.

Pour créer des vidéos de haute qualité, il faut également soigner la narration. Cependant, même en procédant à des enregistrements avec les voix du personnel, de nombreuses reprises étaient nécessaires, ce qui prenait énormément de temps.

De plus, concernant l'environnement d'enregistrement, les bruits extérieurs tels que les sonneries de téléphone ou les bruits de pas sont des problèmes inévitables, peu importe l'attention portée.

En conséquence, la création des vidéos demandait beaucoup de temps et d'efforts.

M. Yasuda du département des RH (ci-après Yasuda) : Au département des ressources humaines, chaque fois que nous organisions une orientation pour les nouvelles recrues, nous passions une demi-journée à donner les mêmes explications. C'est ainsi que nous avons pensé qu'au lieu d'une explication humaine, diffuser une vidéo bien compréhensible permettrait d'améliorer l'efficacité du travail.

Comme nous pensions qu'un outil de synthèse vocale permettant de générer facilement des narrations nous permettrait de nous lancer dans la création de vidéos, nous avons décidé de l'adopter.

Pouvons-vous nous demander comment vous en êtes venus à choisir Ondoku ?

Hata : Le prix abordable et la facilité d'utilisation ont été les facteurs décisifs.

En particulier, concernant la facilité d'utilisation, nous avons apprécié l'interface intuitive. La zone de texte et l'indication de téléchargement sont claires, il n'y a aucune hésitation lors de l'utilisation.

De plus, comme nous créons des documents destinés aux signataires de contrats, le fait que l'utilisation commerciale soit autorisée était un point indispensable. Nous avons décidé de l'adopter en pensant qu'avec Ondoku, qui peut être utilisé sans accroc, nous pourrions résoudre le problème du temps colossal nécessaire à l'enregistrement des voix.

Par rapport à la période précédant l'introduction d'Ondoku, les problèmes ont-ils été résolus (améliorés) ?

Hata : Auparavant, l'enregistrement vocal pour un document vidéo d'environ 10 minutes pouvait prendre jusqu'à 6 heures.

Rien que pour écrire un script permettant au personnel d'effectuer l'enregistrement sans hésitation, je pense que cela prenait 3 heures. En effet, comme il fallait réussir l'enregistrement du premier coup, un script parfait était nécessaire. Pour maintenir la qualité au mot près, je vérifiais en lisant à voix haute plusieurs fois.

De plus, nous étions très stricts, recommençant dès qu'un bruit extérieur était capté, donc le temps défilait à vue d'œil.

Cependant, la tâche de narration est désormais terminée en environ une heure et demie. Le fait que les voix humaines ne soient plus nécessaires a supprimé le besoin d'un script détaillé et a réduit les efforts de réenregistrement, ce qui est un changement majeur.

Yasuda : La création de vidéos au sein du département des RH a commencé grâce à l'introduction d'Ondoku. Jusqu'alors, la barre était si haute pour créer des vidéos qu'il était difficile de s'y mettre concrètement.

L'orientation des nouveaux employés, qu'il s'agisse de jeunes diplômés ou de recrues expérimentées, a lieu souvent jusqu'à 10 fois par mois. Actuellement, le département des RH devait être mobilisé en permanence pour donner ces explications.

Pour améliorer nos processus, nous avons intégré dans les formations des vidéos avec une narration créée par Ondoku. Nous avons constaté que la compréhension était équivalente à celle d'une explication orale, ce qui a permis aux membres du département des RH de consacrer du temps à d'autres tâches que l'orientation.

Avez-vous reçu des retours concernant Ondoku au sein du cabinet ?

Yasuda : Avec la mise en place des documents vidéo, certains disent qu'ils peuvent désormais réviser le contenu de l'orientation à tout moment.

Nous avons fait en sorte que les vidéos explicatives pour les nouveaux arrivants utilisant Ondoku soient consultables à tout moment via des données partagées. Grâce à cela, nous avons pu mettre en place un système permettant de réapprendre facilement via la vidéo les parties difficiles à mémoriser uniquement avec du texte.

De plus, les employés affectés dans les succursales à travers tout le pays progressent efficacement dans leur apprentissage grâce au partage des vidéos par le siège.

Si vous avez d'autres demandes d'amélioration pour Ondoku, n'hésitez pas à nous en faire part.

Yasuda : Si l'on pouvait améliorer les nuances d'intonation, l'outil serait encore plus facile à utiliser. Surtout pour les phrases longues, il faut ruser en découpant le texte pour obtenir le rendu sonore souhaité.

Hata : Je pense qu'un guide d'utilisation clair serait très utile. Pour l'instant, nous tâtonnons par nous-mêmes pour créer des voix qui sonnent naturellement.

Si Ondoku pouvait fournir des conseils d'utilisation, nous pourrions peut-être consacrer plus de temps à peaufiner l'intonation des termes techniques.

Comment envisagez-vous d'utiliser Ondoku à l'avenir ?

Hata : J'aimerais utiliser Ondoku pour renforcer nos programmes de formation.

Par exemple, un système où l'on choisit la bonne réponse parmi des options pour progresser comme dans un RPG. Une formation que l'on peut suivre comme un jeu permettrait d'apprendre tout en s'amusant.

Cependant, la narration sera un élément clé pour cela, et c'est là que je compte sur Ondoku.

Yasuda : Au département des RH, nous prévoyons de publier sur les réseaux sociaux des vidéos que les candidats, notamment les jeunes diplômés, pourront visionner facilement. Pour tous les besoins de narration qui surviendront, nous aimerions qu'Ondoku les résolve.

Grâce à l'utilisation d'Ondoku, vous avez pu créer efficacement des narrations de qualité pour vos clients et réduire considérablement le temps et les efforts pour la formation interne ! Merci d'avoir partagé ce magnifique exemple.

Ondoku est un service de synthèse vocale qui permet une utilisation commerciale gratuite. Il prend en charge plus de 80 langues et dialectes, avec un total de plus de 650 voix différentes. Vous pouvez écouter les types de voix et les échantillons audio ici.