Збірка промптів для ефективного написання ділових листів за допомогою ChatGPT

Технології ШІ розвинулися, і настав час, коли вони можуть виконувати різноманітні завдання!

Бізнес-листи також можна створювати легко та ефективно, використовуючи ШІ. Навпаки, було б марнотратством не робити цього.

Ми пояснимо, як писати бізнес-листи за допомогою ChatGPT.

Як писати бізнес-листи за допомогою ChatGPT

1. Увійдіть у ChatGPT
2. Введіть промпт для бізнес-листа в поле введення повідомлення та надішліть його
3. ChatGPT автоматично згенерує бізнес-лист

Що таке промпт

Для написання бізнес-листів у ChatGPT важливий промпт.

Промпт — це ключові слова або фрази для надання інструкцій ChatGPT щодо створення тексту.

Використовуючи промпт (ключові слова або фрази) та надаючи детальну інформацію про те, що саме ви хочете написати, ChatGPT зможе згенерувати точніший текст.

Намагайтеся якомога детальніше прописати в промпті, кому, що, про які саме речі та в якому стилі ви хочете повідомити.

Приклади промптів для бізнес-листів у ChatGPT

【Промпт для листа із запитом на надсилання рахунку】

Тема: «Запит на надсилання рахунку»

Причина запиту: «Запит на рахунок-фактуру за користування послугами»

Підтвердження інформації про одержувача: «Підтвердити адресу для надсилання рахунку»

Вказання терміну: «Встановити термін надсилання рахунку»

Заключне слово: «Сподіваємося на співпрацю»

Надавайте якомога чіткіші вказівки, наприклад, конкретно вкажіть причину запиту або дату терміну надсилання, як-от «15 вересня 2023 року».

【Промпт для листа-повідомлення про надсилання матеріалів】

Тема: «Повідомлення про надсилання матеріалів»

Опис матеріалів: «Пояснити зміст матеріалів, що надсилаються»

Спосіб вкладення: «Інформація про вкладений файл або посилання»

Мета використання матеріалів: «Запропонувати спосіб використання матеріалів»

Контактні дані: «Контактні дані для запитань або уточнень»

Якщо конкретно розповісти ChatGPT про зміст матеріалів, бізнес-лист вийде набагато зрозумілішим.

【Промпт для повторного листа, якщо на попередній не було відповіді】

Тема: «Щодо попереднього листа (повторно)»

Дата надсилання попереднього листа: «Рік ○ Місяць ○ День ○»

Короткий зміст попереднього листа: «Ще раз підтвердити основні моменти попереднього листа»

Ввічливість: «Висловити турботу через відсутність відповіді»

Повторне встановлення терміну: «Встановлення або підтвердження терміну відповіді»

Заключне слово: «Будемо вдячні за підтвердження»

【Промпт для відповіді на запит цінової пропозиції (кошторису)】

Тема: «Відповідь на запит щодо цінової пропозиції»

Привітання: «Слова подяки клієнту»

Деталі пропозиції: «Надання змісту пропозиції та суми»

Термін дії пропозиції: «Вказати термін дії кошторису»

Контактні дані: «Контактні дані для запитань або уточнень»

Заключне слово: «Будемо вдячні за ваш розгляд»

【Промпт для відповіді на лист із надісланою ціновою пропозицією】

Тема: «Відповідь щодо цінової пропозиції»

Привітання: «Ввічливе вітання співрозмовника»

Отримання пропозиції: «Повідомити про отримання кошторису»

Враження від змісту: «Враження або сумніви щодо змісту пропозиції»

Запитання або занепокоєння: «Зазначити запитання або занепокоєння щодо пропозиції, якщо вони є»

Пропозиція зустрічі: «Пропозиція зустрічі або узгодження графіка, якщо необхідно»

Термін відповіді: «Якщо потрібна відповідь, чітко вказати термін»

Контактні дані: «Контактні дані для запитань або уточнень»

Заключне слово: «Ввічливі заключні слова»

Це промпт для випадків, коли ви хочете продовжити переговори після отримання кошторису. Використовуйте його, змінюючи необхідні дані, як-от дати.

【Промпт для листа з вибаченням за помилково надісланий імейл】

Тема: «Вибачення за помилкове надсилання»

Текст вибачення: «Вибачення за те, що лист було надіслано помилково»

Пояснення причини: «Стисло пояснити причину помилки»

Заходи на майбутнє: «Пояснити заходи щодо запобігання помилкам у майбутньому»

Контактні дані: «Контактні дані для запитань або уточнень»

Заключне слово: «Ще раз слова вибачення та прохання про розуміння»

Якщо ви детально вкажете заходи запобігання, ШІ створить чудовий лист із вибаченнями. Дуже рекомендую тим, хто не вміє вибачатися!

Реальний результат генерації тексту бізнес-листа за промптом у ChatGPT

Це текст, згенерований ChatGPT за допомогою наведених вище промптів.

Використано модель Chat-GPT4. Наразі це модель, доступна на платній основі.

Існує багато версій ChatGPT, але на цей момент ChatGPT4 є топовою моделлю, яка дає найкращі результати.

Лист із запитом на надсилання рахунку

Тема: Запит на надсилання рахунку

Шановний пане/пані 〇〇,

Сподіваюся, у вас все добре. Я — □□ з компанії △△. Дякуємо вам за користування послугами нашої компанії. Просимо надіслати рахунок-фактуру за використання послуг.

Адреса для надсилання вказана нижче. Будь ласка, перевірте її та надішліть рахунок.

• Індекс 123-4567
• Токіо, район Мінато 〇〇 1-2-3, будівля 5F
• Компанія △△
• Відповідальна особа: □□

Також просимо надіслати рахунок до ○ року ○ місяця ○ дня.

Якщо у вас виникнуть запитання, будь ласка, звертайтеся.

З повагою.

 

З найкращими побажаннями

Лист-повідомлення про надсилання матеріалів

Тема: Повідомлення про надсилання матеріалів

Шановний пане/пані 〇〇,

Сподіваюся, у вас все добре. Я — □□ з компанії △△. Додаю до цього листа матеріали, про які ми говорили на нещодавній зустрічі.

Короткий опис матеріалів:

• Характеристики та переваги продукту
• Результати дослідження ринку
• Приклади успішних кейсів

Матеріали додано у форматі PDF. Також їх можна завантажити за посиланням нижче.

[Посилання для завантаження матеріалів]

Сподіваємося, що ці матеріали допоможуть краще зрозуміти продукт та стануть у пригоді в майбутніх проєктах чи відділу продажів.

Якщо у вас виникнуть запитання, будь ласка, телефонуйте за номером (03-1234-5678) або пишіть на електронну пошту (example@example.com).

Дякую за увагу.

 

З повагою

Відповідь на лист із надісланою ціновою пропозицією (позитивна відповідь)

Тема: Відповідь щодо цінової пропозиції

Шановний пане/пані 〇〇,

Сподіваюся, у вас все добре. Я — □□ з компанії △△. Повідомляю, що ми успішно отримали цінову пропозицію, яку ви надіслали днями. Дякуємо.

Ми ознайомилися зі змістом кошторису. Загалом умови є прийнятними, а документ складено дуже зрозуміло. Однак у нас виникло кілька запитань щодо певних пунктів.

Зокрема, ми хотіли б уточнити, чи відповідають терміни виконання проєкту нашим побажанням. Крім того, не вказано розподіл витрат на субпідряд, тому ми були б вдячні за надання детальнішої інформації.

Чи могли б ми призначити зустріч, щоб детально обговорити ці запитання та сумніви? Ми маємо вільний час у четвер або п'ятницю після обіду на цьому тижні. Повідомте, будь ласка, зручний для вас час.

Будемо вдячні за відповідь до кінця цього тижня. Якщо у вас виникнуть запитання, будь ласка, телефонуйте за номером (03-1234-5678) або пишіть на електронну пошту (example@example.com).

З повагою.

 

З найкращими побажаннями

Повторний лист, якщо на попередній не було відповіді

Тема: Щодо попереднього листа (повторно)

Шановний пане/пані 〇〇,

Сподіваюся, у вас все добре. Я — □□ з компанії △△. 13 квітня 2023 року я надсилав вам листа, але оскільки відповіді не було, вирішив надіслати його повторно.

У попередньому листі я звертався щодо наступних пунктів:

• Діапазон налаштування тиску гідравлічного обладнання
• Застереження при технічному обслуговуванні

Я трохи хвилююся через відсутність відповіді. Якщо лист до вас не дійшов або виникли якісь неясності, будь ласка, повідомте мені.

Буду вдячний, якщо ви зможете надати відповідь до наступного вівторка (18 квітня). Якщо у вас виникнуть запитання, телефонуйте (03-1234-5678) або пишіть (example@example.com).

Будемо вдячні за підтвердження.

 

З повагою

Лист із вибаченням за помилкове надсилання імейлу

Тема: Вибачення за помилкове надсилання

Шановний пане/пані 〇〇,

Сподіваюся, у вас все добре. Я — □□ з компанії △△. З'ясувалося, що лист, який я надіслав вам нещодавно, був відправлений помилково. Прошу вибачення за цю прикрість.

Причиною стало те, що під час введення адресата я вказав помилкову адресу. Оскільки надісланий лист призначався іншій особі, ви можете проігнорувати його зміст.

Щоб подібні помилки не повторювалися в майбутньому, я буду ретельніше перевіряти адресатів та діяти уважніше.

Якщо у вас виникнуть запитання, будь ласка, телефонуйте (03-1234-5678) або пишіть (example@example.com).

Ще раз щиро перепрошую за завдані незручності. Сподіваюся на ваше розуміння та подальшу співпрацю.

 

З повагою

Якщо ви не знаєте, який промпт використати, просто запитайте у ChatGPT

Але я не знаю, як написати промпт для такого специфічного випадку...

У такому разі просто запитайте у ChatGPT, і він підкаже вам приклади написання промптів.

Підкажи промпт для листа пану Ямаді із запитанням про налаштування гідравлічного обладнання

Можна написати навіть так.

Ось так, він не лише підказав промпт, а й фактично написав сам лист.

Якщо ви чогось не знаєте, запитуйте у ChatGPT про що завгодно. Якщо згенерований текст вас не влаштовує, спробуйте змінити спосіб надання команд.

Читати все це так ліньки...

Якщо ви відчуваєте подібне, скористайтеся сервісом ШІ-озвучення Ondoku, щоб прослухати відповідь у голосовому форматі.

Ondoku

Читання та написання листів забирає багато часу

Згідно з Дослідженням стану бізнес-листування 2022:

• В середньому за день: «16.27 надісланих» та «66.87 отриманих» листів
• Час на читання одного листа: в середньому 1 хвилина 24 секунди
• Час на написання одного листа: в середньому 6 хвилин 5 секунд

Тобто, в середньому:

Лише на читання листів витрачається 1 година 10 хвилин на день,

а лише на написання листів — 1 година 40 хвилин на день.

Це означає, що на роботу з поштою витрачається близько 3 годин на день.

Це означає, що у деяких людей майже пів дня йде тільки на імейли.

Це марна трата часу! Використовуйте ШІ, щоб полегшити собі життя!

Опанувавши методи ефективного написання бізнес-листів за допомогою ChatGPT, ви зможете значно пришвидшити щоденні робочі процеси.

Крім того, час на читання можна суттєво скоротити, якщо прослуховувати тексти за допомогою озвучення.

Будь ласка, використовуйте Ondoku для озвучення текстів!

Ефективність зростає при прослуховуванні голосом

Прослуховування електронної пошти — це один із способів зробити читання та написання бізнес-листів ефективнішим.

Економія часу

Сприйняття листів на слух часто відбувається швидше, ніж читання очима, і зміст засвоюється легше.

Можливість багатозадачності

Прослуховуючи вміст листа, ви можете одночасно почати готувати відповідь або виконувати інші завдання («паралельна робота»).

Зменшення втоми очей

Постійний погляд у монітор протягом дня втомлює очі. Озвучення листів допомагає дати очам відпочинок.

Запобігання помилкам при читанні та втраті деталей

На слух значно важче помилитися у прочитаному або пропустити важливу деталь. Це допомагає уникати помилок.

Щоб слухати пошту голосом, ви можете використовувати голосових асистентів, вбудованих у смартфони чи комп'ютери, або спеціалізовані інструменти, як-от Ondoku, які дозволяють легко озвучувати тексти.

Чому б і вам не почати комфортно перевіряти бізнес-пошту з Ondoku?

Ondoku дозволяє безкоштовно озвучувати до 5000 символів щомісяця. Голос звучить дуже природно, майже як у людини, і його легко сприймати. Ви можете обрати жіночий, чоловічий або навіть дитячий голос — прослуховування будь-якого робочого листа улюбленим голосом робить контент набагато приємнішим.

Використовуйте Ondoku для оптимізації роботи з бізнес-листуванням.

■ Програмне забезпечення для синтезу мови зі штучним інтелектом «Ondoku»

«Ondoku» — це онлайн-інструмент перетворення тексту в мовлення, який можна використовувати безкоштовно.

• Підтримує приблизно 50 мов, включаючи японську, англійську, китайську, корейську, іспанську, французьку та німецьку.
• Доступно як з ПК, так і зі смартфона
• Підходить для бізнесу, навчання, розваг тощо.
• Встановлювати не потрібно, можна використовувати відразу з браузера
• Також підтримує зчитування із зображень

Щоб скористатися ним, просто введіть текст або завантажте файл із сайту. Створюйте природні звукові файли за лічені секунди. Ви можете безкоштовно використовувати синтез мовлення до 5000 символів, тож спочатку спробуйте.

Програма синтезу мовлення «Ondoku» може безкоштовно зчитувати 5000 символів щомісяця за допомогою штучного інтелекту. Ви можете легко завантажити MP3, а також можливе комерційне використання. Якщо ви зареєструєтеся безкоштовно, ви зможете безкоштовно конвертувати до 5000 символів на місяць із тексту в мову. Спробуйте Ondoku зараз.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com