Колекція підказок для ефективного написання ділових електронних листів за допомогою ChatGPT

Технологія штучного інтелекту розвинулася, і це стало епохою, коли можна виконувати різні завдання!

Ділові електронні листи також можна легко й ефективно створювати за допомогою штучного інтелекту . Швидше, марна трата цього не робити.

Я поясню, як написати ділову електронну пошту за допомогою ChatGPT.

Як писати ділові електронні листи за допомогою ChatGPT

1. Увійдіть у ChatGPT
2. Введіть робочу електронну пошту в полі введення повідомлення та надішліть
3. ChatGPT автоматично генерує ділові електронні листи

Що таке підказка

Підказки важливі для написання ділових електронних листів у ChatGPT.

Підказки – це ключові слова або фрази , які вказують ChatGPT генерувати речення.

Використовуючи підказки (ключові слова або фрази) і надаючи деталі про те, про що ви хочете, щоб люди писали, ChatGPT може створювати точніші речення.

Будьте якомога конкретнішими у своєму запиті про те, хто, що, що і як ви хочете це сказати .

Приклад робочої електронної пошти ChatGPT

[Запит електронної пошти з проханням надіслати рахунок]

Тема: "Запит на виставлення рахунків"

Причина запиту рахунка: «Запитувати рахунок на оплату користування послугою»

Підтвердження інформації про доставку: «Підтвердити платіжну адресу»

Вказати термін: «Встановити термін відправлення рахунку»

Заключні слова: "Yoroshiku onegaishimasu"

Конкретно напишіть причину запиту та надайте якомога чіткіші вказівки, наприклад «15 вересня 2023» як крайній термін.

[Запит електронної пошти з повідомленням про доставку матеріалів]

Тема: «Повідомлення про надсилання матеріалів»

План матеріалів: «Опишіть зміст матеріалів для надсилання»

Спосіб прикріплення: "Вкладений файл або вказівки за посиланням"

Мета використання матеріалів: «Пропозиція способів використання матеріалів»

Контакт: "Контакт для запитань і проблем"

Повідомивши ChatGPT конкретно про вміст документа, ви можете зробити ділову електронну пошту легшою для розуміння.

[Запит на повторне надсилання надісланих електронних листів, якщо на них немає відповіді]

Тема: "Щодо попереднього листа (надіслано повторно)"

Дата останнього відправлення електронного листа "Рік/Місяць/День"

Підсумок останнього електронного листа: «Перегляньте ключові моменти з останнього електронного листа»

Співчуття: «Я хвилююся, що не відповім»

Скидання кінцевого терміну: «Установлення та повторне підтвердження кінцевого терміну відповіді»

Заключні слова: «Дякуємо за підтвердження».

[Пропонувати відповідь електронною поштою на запит пропозиції]

Тема: «Відповідь на запит пропозиції»

Вітальне речення: «Слова подяки клієнтам»

Деталі кошторису: «Надати поточні деталі кошторису та суму»

Термін дії пропозиції: «Вказати дату закінчення пропозиції»

Контакт: "Контакт для запитань і проблем"

Заключне слово: «Дякуємо за вашу увагу».

[Пропонувати відповідь на електронний лист для надсилання пропозиції]

Тема: ``Відповідь про ціну''

Привітання: «Ввічливе привітання іншої особи»

Отримання пропозиції: "Повідомити про отримання пропозиції"

Враження щодо змісту кошторису: «Враження та питання щодо змісту кошторису»

Запитання чи занепокоєння: «Опишіть будь-які запитання чи занепокоєння щодо цитати»

Пропозиція зустрічі: "Пропонуйте та плануйте зустрічі за потреби"

Термін відповіді: «Якщо потрібна відповідь, вкажіть термін».

Контакт: "Контакт для запитань і проблем"

Заключні слова: «Ввічливі заключні слова»

Це підказка, коли ви хочете продовжити розповідь після отримання оцінки. Давайте розташуємо необхідні елементи, такі як дата, і використаємо їх.

[Запит на електронний лист із вибаченнями за неправильну доставку]

Тема: "Вибачення за неправильну передачу"

Текст вибачення: "Вибачення за помилкове відправлення"

Пояснення причини: «Коротко поясніть причину помилкової передачі»

Майбутні заходи: «Поясніть майбутні заходи для запобігання помилковій передачі»

Контакт: "Контакт для запитань і проблем"

Заключне слово: «Я ще раз прошу вибачення і прошу вашого розуміння».

Це чудовий електронний лист із вибаченнями, оскільки ви розкажете про свої профілактичні заходи. Рекомендовано для тих, хто не вміє вибачатися!

Фактичний вихідний текст повідомлення електронної пошти ChatGPT

Це текст, створений ChatGPT під час використання наведеного вище запиту.

Модель використовує Chat-GPT4 . Ця модель наразі доступна за окрему плату.

ChatGPT має різні версії, але на даний момент ChatGPT4 є топовою моделлю і дає найкращі результати.

Електронна пошта із запитом на рахунок-фактуру

Тема: Запит на виставлення рахунків

Шановний〇〇,

Ми стаємо боржниками. Я □□ з △△ Co., Ltd. Щиро дякую, що дозволили мені скористатися вашими послугами цього разу. Я хочу отримати рахунок на оплату послуг.

Адреса доставки вказана нижче. Вибачте, що турбую вас, але чи можете ви надіслати мені рахунок після підтвердження?

• 〒123-4567
• 〇〇 1-2-3 Building 5F, Minato-ku, Tokyo
• △△ Co., Ltd.
• Відповідальна особа: □□

Також вибачте за турботи, але надішліть рахунок-фактуру до ДД/ММ/РРРР.

Якщо у вас виникли запитання, зв’яжіться з нами.

Велике спасибі.

З повагою

Повідомлення електронною поштою про доставку матеріалів

Тема: Повідомлення про надсилання матеріалів

Шановний〇〇,

Ми стаємо боржниками. Я □□ з △△ Co., Ltd. Я прикріпив до цього електронного листа матеріали, які ми обговорювали на зустрічі днями.

Короткий виклад матеріалу такий:

• Особливості та переваги продукту
• Результати дослідження ринку
• вивчення проблеми

Документи додаються у вигляді PDF-файлів. Ви також можете завантажити його за посиланням нижче.

[Посилання для завантаження документа]

Ми сподіваємося, що ви скористаєтеся цими матеріалами, щоб поглибити своє розуміння наших продуктів і використати їх як орієнтир для майбутніх проектів і продажів.

Якщо у вас виникли запитання чи сумніви, зв’яжіться з нами по телефону (03-1234-5678) або електронною поштою (example@example.com).

Дякую тобі.

З повагою

Відповідь на лист для надсилання пропозиції (позитивна відповідь)

Тема: Відповідь щодо пропозиції

Шановний〇〇,

Ми стаємо боржниками. Я □□ з △△ Co., Ltd. Я хотів би повідомити вам, що я отримав цінову пропозицію, яку ви надіслали мені днями. Дякую тобі.

Я бачив зміст кошторису, але вважав, що в цілому зміст був задовільним і був узагальнений у дуже легкій для розуміння формі. Однак у мене є деякі запитання та занепокоєння щодо кількох пунктів.

Зокрема, я хотів би підтвердити, чи дата здачі проекту встановлена відповідно до наших побажань. Крім того, оскільки немає розбивки витрат на аутсорсинг, я був би вдячний, якщо б ви надали мені деталі.

Якщо вам це зручно, чи можна було б організувати зустріч для детального обговорення вищевказаних питань і проблем? Цього тижня ми працюємо в другій половині дня в четвер і п’ятницю, тож повідомте нам, які дати вам зручні.

Вибачте за турботу, але було б корисно, якби ви відповіли протягом цього тижня. Якщо у вас виникли запитання чи сумніви, зв’яжіться з нами по телефону (03-1234-5678) або електронною поштою (example@example.com).

Велике спасибі.

З повагою

Повторно надіслати електронний лист, щоб надіслати, коли на нього немає відповіді

Тема: Щодо попереднього електронного листа (надіслано повторно)

Шановний〇〇,

Ми стаємо боржниками. Я □□ з △△ Co., Ltd. Днями я надіслав електронний лист 13 квітня 2023 року, але оскільки відповіді не було, я вирішив надіслати його ще раз.

У нашому останньому електронному листі ми запитували про:

• Діапазон налаштування гідравлічного тиску
• Запобіжні заходи щодо обслуговування

Боюся, я не отримав відповіді. Якщо ви не отримали електронний лист або у вас виникли запитання, повідомте нас.

Було б корисно, якби ви могли відповісти до наступного вівторка (18 квітня). Якщо у вас виникли запитання чи сумніви, зв’яжіться з нами по телефону (03-1234-5678) або електронною поштою (example@example.com).

Дякую за ваше підтвердження.

З повагою

Електронний лист із вибаченнями за неправильну доставку

Тема: Вибачення за неправильне повідомлення

Шановний〇〇,

Ми стаємо боржниками. Я □□ з △△ Co., Ltd. Стосовно електронного листа, який я надіслав вам днями, виявилося, що я надіслав його помилково. Я повинен щиро вибачитися.

Причина полягає в тому, що ви вказали неправильну адресу під час введення пункту призначення. Електронний лист, який я надіслав, було адресовано комусь іншому, тому ви можете ігнорувати його вміст.

Надалі ми будемо ретельно перевіряти адресата та уважно реагувати, щоб подібних помилкових пересилань не було.

Якщо у вас виникли запитання чи сумніви, зв’яжіться з нами по телефону (03-1234-5678) або електронною поштою (example@example.com).

Просимо вибачення за можливі незручності. Дякуємо за вашу постійну підтримку.

З повагою

Якщо ви не розумієте підказку, просто запитайте ChatGPT

Але я не знаю, як написати підказку в такому особливому випадку

У той час, якщо ви запитаєте ChatGPT, він підкаже вам приклад того, як написати підказку.

Пане Ямада, будь ласка, розкажіть мені про запит електронної пошти про налаштування гідравлічного пристрою.

Це нормально відчувати себе так.

Так, він не лише надіслав мені таке повідомлення, але й написав мені електронний лист.

Якщо ви не розумієте, запитайте щось у ChatGPT. Якщо вам не подобаються згенеровані речення, спробуйте змінити спосіб видачі команд.

Складно друкувати...

Якщо ви відчуваєте це, ви можете використовувати Ondoku-ChatGPT, щоб ставити запитання та давати накази ChatGPT за допомогою голосового введення.

Пов’язана стаття >> [Безкоштовно та легко] Як вести голосову розмову за допомогою ChatGPT! Налаштування та використання для комп’ютерів і смартфонів

Щоб читати та писати електронні листи, потрібен час.

Згідно з опитуванням Business Email Survey 2022 ,

• Середньоденний надісланий "16,27" отриманий "66,87"
• Середній час читання 1 хвилина 24 секунди
• Середній час написання одного листа: 6 хвилин 5 секунд

тобто середній

Я витрачаю 1 годину 10 хвилин на день просто на читання електронних листів.

Я витрачаю 1 годину 40 хвилин на день просто на написання електронних листів

Ви бачите, що час, пов'язаний з поштою, становить близько 3 годин на день .

Це означає, що деякі люди витрачають майже півдня на листування.

занадто добре, щоб витрачати! Почувайтеся комфортно з ШІ!

Навчившись ефективно писати ділові електронні листи за допомогою ChatGPT, ви зможете зробити свою повсякденну роботу гладкою.

Крім того, час читання буде набагато меншим, якщо читати вголос.

Будь ласка, використовуйте Ondoku для читання вголос!

Пов’язана стаття >> Зачитайте вголос відповіді ChatGPT [Ondoku3-ChatGPT]

Ви можете бути ефективнішими, прислухаючись до свого голосу

Прослуховування електронних листів за допомогою голосу є одним із способів зробити читання та написання ділових електронних листів ефективнішим.

економити час

Прослуховувати електронні листи швидше й легше, ніж читати їх очима.

Можливість багатозадачності

Прослуховуючи електронні листи голосом, ви можете почати писати відповідь, одночасно прослуховуючи вміст електронного листа, виконуючи інші завдання.

зменшити втому очей

Дивлячись на екран цілий день, ви можете напружити очі. Проте прослуховування електронних листів голосом може зменшити напругу очей.

Запобігання неправильному читанню та недогляду

Прослуховуючи електронні листи за допомогою голосу, виникне неправильне читання та недогляд. Помилки можна запобігти.

Щоб прослуховувати електронні листи голосом, ви можете легко прослухати голос за допомогою голосового помічника, встановленого на вашому смартфоні чи комп’ютері, або за допомогою спеціального інструменту, наприклад Ondoku.

Офіційний сайт: Ondoku

Ondoku може читати 5000 символів на місяць безкоштовно. Читання схоже на людське, а голос дуже легко почути. Ви можете вибрати жіночий голос, чоловічий голос або голос дівчини.

Оптимізуйте читання та написання електронної пошти за допомогою Ondoku.

Програма синтезу мовлення «Ondoku» може безкоштовно зчитувати 5000 символів щомісяця за допомогою штучного інтелекту. Ви можете легко завантажити MP3, а також можливе комерційне використання. Якщо ви зареєструєтеся безкоштовно, ви зможете безкоштовно конвертувати до 5000 символів на місяць із тексту в мову. Спробуйте Ondoku зараз.

HP: ondoku3.com
Email: ondoku3.com@gmail.com