Tối ưu sự hài lòng của khách hàng và nhân viên với Ondoku! Case study từ Văn phòng Luật Adire

• Văn phòng Luật Adire
• Quy mô: Hơn 1.100 người, hơn 220 luật sư (tính đến ngày 31 tháng 10 năm 2023)
• Ngành nghề: Văn phòng Luật
• Phỏng vấn: Luật sư Hata Kazumasa (thuộc Hiệp hội Luật sư Tokyo)
  : Phòng Nhân sự - Anh/Chị Yasuda

Mục đích・Thách thức

Sử dụng để lồng tiếng cho các video giải thích khi ký hợp đồng và tài liệu đào tạo nhân viên. Quá trình chuẩn bị để tạo ra sản phẩm chất lượng cao cũng như công việc thu âm giọng người thật tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Giải pháp

Ngừng việc tự thu âm tại văn phòng và sử dụng Ondoku để tạo lời bình.

Hiệu quả

Loại bỏ được khâu chuẩn bị kịch bản chi tiết và việc phải thu âm lại, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian.
Góp phần nâng cao hiệu quả công việc bằng cách tận dụng các video đã tạo ở nhiều nơi khác nhau.

Giới thiệu doanh nghiệp và bộ phận áp dụng

Luật sư Hata (sau đây gọi là Hata)　Chúng tôi là một văn phòng luật tổng hợp chuyên xử lý các vấn đề cá nhân như nợ nần, rắc rối nam nữ, yêu cầu trợ cấp chính phủ liên quan đến viêm gan B, v.v.

Các văn phòng luật kiểu cũ thường mang lại cảm giác khó tiếp cận và đòi hỏi sự can đảm mới dám đến tư vấn. Chúng tôi vẫn đang tiếp tục hoạt động với mục tiêu trở thành một "văn phòng luật gần gũi" để thay đổi tình trạng đó.

Ví dụ, việc đưa ra các quảng cáo thân thiện và thiết lập hệ thống cho phép tư vấn qua điện thoại một cách dễ dàng là thế mạnh của văn phòng chúng tôi. Ngoài ra, chúng tôi cũng chú trọng việc giải thích mà không sử dụng thuật ngữ chuyên môn nhất có thể, để mọi người cảm thấy luật sư gần gũi hơn.

HP: Văn phòng Luật Adire

Xin vui lòng cho biết bối cảnh việc áp dụng công cụ chuyển đổi văn bản thành giọng nói.

Hata　Hiện tại, chúng tôi cung cấp các nội dung giải thích từ văn phòng cho khách hàng không chỉ bằng miệng hay văn bản mà còn thông qua video. Trước đây thường là truyền đạt bằng miệng hoặc văn bản, nhưng qua quá trình theo đuổi sự dễ hiểu, chúng tôi nhận thấy việc cung cấp video có hình minh họa và chuyển động là rất quan trọng.

Để tạo ra những video chất lượng cao, chúng tôi cũng phải tập trung vào phần lời bình. Tuy nhiên, ngay cả khi thực hiện thu âm bằng giọng của nhân viên, việc phải làm lại nhiều lần đã tốn một lượng lớn thời gian.

Ngoài ra, về khía cạnh môi trường thu âm, những âm thanh như tiếng chuông điện thoại hay tiếng bước chân từ bên ngoài lọt vào là vấn đề không thể tránh khỏi dù chúng tôi có cẩn thận đến đâu.

Kết quả là, việc tạo ra một video tốn rất nhiều công sức và thời gian.

Anh/Chị Yasuda từ Phòng Nhân sự (sau đây gọi là Yasuda)　Tại Phòng Nhân sự, mỗi khi tổ chức định hướng cho nhân viên mới, chúng tôi thường mất nửa ngày để giải thích cùng một nội dung. Do đó, chúng tôi bắt đầu nghĩ rằng nếu phát video có nội dung dễ hiểu thay vì người trực tiếp giải thích thì sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Tôi nghĩ rằng nếu có một công cụ chuyển đổi văn bản thành giọng nói có thể tạo lời bình một cách dễ dàng, chúng tôi sẽ có thể bắt tay vào làm video, vì vậy chúng tôi đã quyết định áp dụng.

Bạn có thể cho biết quá trình dẫn đến việc lựa chọn áp dụng Ondoku không?

Hata　Yếu tố quyết định là giá rẻ và dễ sử dụng.

Đặc biệt về tính dễ sử dụng, chúng tôi đánh giá cao giao diện có thể thao tác một cách trực quan. Ô nhập văn bản và nút tải về được trình bày rõ ràng, không gây bối rối khi sử dụng.

Ngoài ra, vì liên quan đến việc tạo tài liệu cho khách hàng ký kết, điểm mấu chốt không thể thiếu là việc cho phép sử dụng thương mại. Tôi tin rằng với một công cụ có thể sử dụng mượt mà như Ondoku, chúng tôi có thể giải quyết vấn đề tốn quá nhiều thời gian cho việc lồng tiếng, nên đã quyết định áp dụng.

So với trước khi áp dụng Ondoku, các vấn đề đã được giải quyết (cải thiện) như thế nào?

Hata　Trước đây, việc lồng tiếng cho một tài liệu video dài khoảng 10 phút có khi mất đến khoảng 6 tiếng.

Chỉ riêng việc viết kịch bản sao cho nhân viên lồng tiếng không bị vấp cũng đã mất khoảng 3 tiếng. Lý do là vì chúng tôi phải thu âm thành công ngay trong một lần, nên cần một kịch bản hoàn hảo. Để duy trì chất lượng ở mức từng từ từng chữ, chúng tôi đã phải kiểm tra bằng cách đọc thành tiếng rất nhiều lần.

Hơn nữa, nếu có một chút tạp âm từ bên ngoài lọt vào là phải thu lại từ đầu, việc thực hiện rất khắt khe nên thời gian trôi đi nhanh chóng.

Tuy nhiên, hiện nay công việc lồng tiếng đã hoàn thành chỉ trong khoảng 1 tiếng rưỡi. Nhờ không cần giọng người thật nữa, chúng tôi không cần kịch bản quá chi tiết và việc giảm bớt công sức thu âm lại đã tạo ra sự thay đổi lớn.

Yasuda　Việc bắt đầu tạo video trong Phòng Nhân sự chính là nhờ áp dụng Ondoku. Trước đây, rào cản của việc làm video quá cao khiến chúng tôi thực sự khó có thể bắt tay vào làm.

Các buổi định hướng cho nhân viên mới được thực hiện cho cả sinh viên mới tốt nghiệp và người đã có kinh nghiệm, nên việc tổ chức khoảng 10 lần một tháng không phải là hiếm. Hiện trạng lúc đó là nhân viên Phòng Nhân sự phải túc trực để giải thích mỗi lần như vậy.

Để cải thiện công việc, chúng tôi đã thử đưa các video có lời bình tạo bởi Ondoku vào chương trình đào tạo. Kết quả cho thấy người nghe đạt được mức độ hiểu biết tương đương với giải thích trực tiếp, và nhân viên Phòng Nhân sự đã có thể dành thời gian cho các công việc khác ngoài định hướng.

Bạn đã nhận được phản hồi nào về Ondoku trong nội bộ văn phòng chưa?

Yasuda　Nhờ việc hiện thực hóa các tài liệu video, đã có những ý kiến phản hồi rằng giờ đây họ có thể ôn lại nội dung định hướng bất cứ lúc nào.

Chúng tôi để các video giải thích cho nhân viên mới sử dụng Ondoku dưới dạng dữ liệu chia sẻ để có thể xem lại bất cứ lúc nào. Nhờ đó, chúng tôi đã hiện thực hóa được hệ thống giúp dễ dàng học lại bằng video những phần không thể nhớ ra nếu chỉ dựa trên văn bản.

Ngoài ra, các nhân viên được phân bổ tại các chi nhánh trên toàn quốc cũng có thể tiến hành việc học một cách hiệu quả thông qua các video chia sẻ từ trụ sở chính.

Nếu có bất kỳ yêu cầu cải thiện nào thêm cho Ondoku, xin hãy cho biết.

Yasuda　Nếu có thể cải thiện các ngữ điệu chi tiết thì sẽ càng dễ sử dụng hơn. Đặc biệt là khi tạo các câu dài, chúng tôi phải thực hiện các mẹo như ngắt câu ngắn lại cho đến khi đạt được âm thanh như mong muốn.

Hata　Tôi nghĩ nếu có một thứ gì đó giống như tài liệu hướng dẫn dễ hiểu thì sẽ tiện lợi hơn nữa. Hiện tại, chúng tôi đang tự mình mày mò để tạo ra âm thanh nghe không bị gượng gạo.

Nếu phía Ondoku có thể đưa ra các mẹo hướng dẫn cách sử dụng, chúng tôi có thể dành thêm thời gian để trau chuốt ngữ điệu của các thuật ngữ chuyên môn.

Trong tương lai, bạn dự định sử dụng Ondoku như thế nào?

Hata　Tôi hy vọng có thể tận dụng Ondoku để tăng cường các chương trình liên quan đến giáo dục.

Ví dụ, một chương trình mà người học chọn đáp án đúng từ các lựa chọn và tiến triển giống như một trò chơi RPG. Nếu có các buổi tập huấn có thể thực hành như chơi game, mọi người sẽ có thể học tập một cách vui vẻ.

Tuy nhiên, vì lời bình sẽ là một yếu tố quan trọng cho việc đó, tôi muốn Ondoku sẽ đóng vai trò tích cực vào lúc ấy.

Yasuda　Phòng Nhân sự dự định sẽ đăng các video mà những người tìm việc, bao gồm cả sinh viên mới tốt nghiệp, có thể xem một cách thoải mái lên SNS. Trong đó, tôi muốn Ondoku giải quyết tất cả các vấn đề về lời bình phát sinh mỗi lần thực hiện.

Nhờ việc tận dụng Ondoku, các bạn đã có thể tạo ra lời bình với chất lượng cung cấp được cho khách hàng một cách hiệu quả, và tiết kiệm đáng kể thời gian cũng như công sức khi sử dụng trong đào tạo nội bộ! Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã chia sẻ một ví dụ tuyệt vời.

Ondoku là dịch vụ đọc văn bản có thể sử dụng thương mại miễn phí. Hỗ trợ 81 ngôn ngữ và khu vực, với tổng số hơn 692 giọng đọc. Bạn có thể nghe thử các loại giọng và âm thanh mẫu của các ngôn ngữ được hỗ trợ tại đây.