Ondoku | Sécurité : serveurs et protection des données

Avec Ondoku, vous devez saisir le texte que vous souhaitez faire lire pour créer un fichier audio.

Vous vous demandez peut-être si le contenu saisi risque d’être utilisé à mauvais escient et s’il est sécurisé.

Comme les fichiers audio peuvent contenir des informations confidentielles de l’entreprise, il est tout à fait normal d’être prudent.

Dans cet article, nous vous présentons en détail les mesures de sécurité mises en place par Ondoku.

Les questions que vous vous posez sur la sécurité d’Ondoku

La sécurité est une préoccupation lors de l’utilisation d’un service. Qu’en est-il de la sécurité d’Ondoku ?

• Existe-t-il une fonction de prévention des accès non autorisés lors de la connexion à un compte ?
• Le texte saisi est-il stocké sur les serveurs ?
• Quels serveurs Ondoku utilise-t-il ?
• Mon compte est-il accessible uniquement par moi ?
• Y a-t-il un risque que des tiers consultent les données stockées ?
• Les mesures de sécurité sont-elles certifiées par un organisme externe ?
• Les communications sont-elles correctement chiffrées ?
• Ondoku est-il un service SaaS ?
• Qu’en est-il de la confidentialité ?

Nous allons répondre à chacune de ces questions en détail.

Existe-t-il une fonction de prévention des accès non autorisés lors de la connexion à un compte ?

Oui. Si l’authentification échoue à plusieurs reprises en raison d’un mot de passe incorrect, le compte est verrouillé et la connexion devient impossible.

Afin de prévenir les accès non autorisés, notamment les attaques par listes lors des tentatives de connexion, le compte est verrouillé et la connexion devient impossible si l’authentification échoue à plusieurs reprises en raison d’un mot de passe incorrect.

※ Pour des raisons de sécurité, nous ne pouvons pas communiquer les conditions exactes.

Vous pouvez également configurer l’authentification à deux facteurs afin d’empêcher les accès non autorisés par des tiers.

Pour en savoir plus sur l’authentification à deux facteurs, consultez cet article.

Comment configurer l’authentification à deux facteurs sur Ondoku｜Procédure d’activation et de désactivation expliquée en images

Découvrez en détail comment configurer l’authentification à deux facteurs sur Ondoku. En plus du mot de passe, un code de vérification permet de prévenir les accès non autorisés. L’article explique également l’importance des codes de sauvegarde et comment désactiver cette fonction.

Le texte saisi est-il stocké sur les serveurs ?

Le texte saisi est stocké sur les serveurs d’Ondoku.

La durée de conservation varie selon l’offre de l’adhérent.

• Non-adhérents : conservation du texte lu et des données audio pendant 30 jours à compter de leur création (l’historique n’est pas consultable)
• Adhérents gratuits : conservation du texte lu et des données audio pendant 30 jours à compter de leur création
• Adhérents payants : durée choisie dans les paramètres (au choix : 1 an, 2 ans, 3 ans ou sans limite. La durée par défaut est d’un an)
• Adhérents à l’offre Business : jusqu’à ce que l’adhérent supprime lui-même l’historique

Les données sont conservées pendant cette durée.

Les adhérents payants peuvent modifier la durée de conservation dans les paramètres, sous « Durée de conservation de l’historique ». Pour les personnes qui utilisaient déjà le service, une durée adaptée à leur période d’utilisation a été définie.

L’historique de lecture est automatiquement supprimé à l’expiration de la période (les lectures partagées ne sont pas supprimées). Pour en savoir plus, notamment sur la durée de conservation après la résiliation d’une offre payante, consultez cette page.

Les serveurs d’Ondoku utilisés pour le stockage sont hébergés sur GoogleCloud.

Les adhérents gratuits et payants peuvent également supprimer les données des serveurs d’Ondoku en effaçant l’historique de lecture à l’aide de la fonction de suppression.
※ La suppression de l’historique n’augmente pas le nombre de caractères pouvant être lus.

Comment utiliser les fonctions de suppression et de suppression en masse d’Ondoku, et précautions à prendre. Supprimer le texte et les données de l’historique et des serveurs

La nouvelle fonction de « suppression » vous permet désormais d’effacer facilement vous-même les données que vous avez fait lire jusqu’à présent ! Découvrez comment utiliser les fonctions de suppression et de suppression en masse, ainsi que les précautions à prendre.

Quels serveurs Ondoku utilise-t-il ?

Ondoku utilise GoogleCloudPlatform (région de Tokyo).

Site officiel : Google Cloud

Les serveurs sont situés à Tokyo.

Mon compte est-il accessible uniquement par moi ?

Les comptes sont gérés à l’aide des éléments suivants :

• Adresse e-mail
• Mot de passe

Nous vous recommandons d’utiliser un mot de passe robuste et d’éviter les mots de passe faibles, ceux que vous utilisez sur d’autres sites ou ceux qui risquent d’avoir été divulgués.

Un mot de passe robuste :

• est aussi long que possible (environ 15 caractères) et combine des chiffres, des lettres majuscules et des lettres minuscules
• peut inclure des symboles pour renforcer davantage la sécurité
• est différent pour chaque service

Source : https://www.ipa.go.jp/security/chocotto/

Nous vous invitons à conserver correctement ces informations.

Y a-t-il un risque que des tiers consultent les données stockées ?

Les textes lus et les fichiers audio sont enregistrés sur des serveurs dotés d’un système de sécurité robuste et ne sont accessibles qu’aux utilisateurs connectés.

Les mesures de sécurité sont-elles certifiées par un organisme externe ?

Nous ne disposons pas de certification PrivacyMark, par exemple.

Des audits de sécurité sont-ils réalisés ?

Oui, nous en réalisons.

Ondoku a réalisé avec succès un test d’intrusion d’une ampleur dix fois supérieure au niveau défini par l’IPA (Agence japonaise de promotion des technologies de l’information).

Grâce à des tests d’intrusion rigoureux menés par des organismes externes spécialisés, nous examinons en profondeur les vulnérabilités du système et veillons à sa sécurité.

Les communications sont-elles correctement chiffrées ?

Notre service chiffre toutes ses pages avec SSL/TLS. Les tiers ne peuvent donc pas en consulter le contenu.

Ondoku est-il un service SaaS ?

Oui, Ondoku est un service SaaS.

Qu’est-ce que le SaaS ?

Il s’agit de l’abréviation de « Software as a Service », prononcé « sass ».
Ce terme désigne un modèle dans lequel des logiciels auparavant proposés sous forme de produits conditionnés sont fournis et utilisés comme des services par Internet.
Voici quelques caractéristiques du SaaS :

Les données peuvent être enregistrées sur Internet
Les données sont accessibles depuis différents appareils, tels que des ordinateurs, des smartphones et des tablettes
Plusieurs personnes peuvent partager les mêmes données et les modifier
Google Workspace (anciennement G Suite) et Salesforce sont des exemples représentatifs de services SaaS.
Source : https://cloud-ace.jp

Ondoku peut être utilisé depuis n’importe où, dès lors que vous disposez d’une connexion Internet, sur des appareils tels que :

• un ordinateur
• un smartphone
• une tablette

Qu’en est-il de la confidentialité ?

Les dispositions relatives à la confidentialité sont détaillées dans nos conditions d’utilisation.

Veuillez consulter l’article 22 : Confidentialité.

Par ailleurs, certaines données peuvent être utilisées par un nombre limité de nos employés pour vérifier les erreurs ou la qualité des voix, ainsi qu’à des fins statistiques pour l’amélioration de la technologie vocale, la recherche et le développement.

Toutefois, nous ne rendons pas publics les textes saisis ni le contenu des fichiers audio créés, et nous ne transmettons pas ces données à des tiers.

Nous pouvons également fournir des informations à renseigner sur la sécurité

Dans certaines entreprises, il est nécessaire de remplir un questionnaire de sécurité pour pouvoir utiliser un service.

Pour répondre à un questionnaire de sécurité, deux possibilités s’offrent à vous :

1. Veuillez le remplir vous-même en vous référant au questionnaire de sécurité ci-dessous.
2. Si vous souhaitez que nous vérifiions ou remplissions le document, nous pouvons le faire moyennant des frais.

Pour en savoir plus sur la vérification d’un formulaire rempli et les tarifs des options payantes, consultez cette page.
Pouvez-vous remplir un questionnaire de sécurité ?

Pouvez-vous remplir un questionnaire de sécurité ?【Ondoku】

Si vous avez besoin d’un questionnaire de sécurité pour utiliser Ondoku, veuillez consulter les informations ci-dessous.

Avant de nous contacter, veuillez consulter la FAQ et les mentions légales relatives aux transactions commerciales spécifiées

Nous avons regroupé les réponses aux questions que vous pourriez vous poser sur l’utilisation d’Ondoku dans notre FAQ.

La page FAQ répond notamment aux questions sur :

• l’utilisation du service
• les fichiers audio et leur téléchargement
• les modes de paiement
• l’utilisation en entreprise

Les réponses sont présentées sous forme de questions-réponses. La plupart des interrogations trouvent une réponse dans la FAQ.

Nous publions également régulièrement des informations détaillées sur Ondoku dans notre blog, notamment des actualités sur les mises à jour et les derniers développements d’Ondoku.

Les informations concernant l’exploitant du service sont indiquées dans les mentions légales relatives aux transactions commerciales spécifiées.

N’hésitez pas à les consulter.